Quy trình công việc
Mỗi hướng dẫn nối các màn hình và người thực hiện thành một kết quả hoàn chỉnh, đồng thời chỉ rõ trạng thái cần kiểm tra trước khi chuyển bước.
Nhân sự và tổ chức
Tiếp nhận nhân viên mới
Dùng khi: doanh nghiệp đã thống nhất ngày bắt đầu và cần tạo hồ sơ, vị trí, hợp đồng, tài khoản cùng các việc chuẩn bị nhận việc.
Người thực hiện chính: HR. Kết quả: nhân viên có hồ sơ đúng tổ chức và sẵn sàng cho ngày làm việc đầu tiên.
Thăng tiến và thay đổi công việc
Dùng khi: chức danh, vị trí, phòng ban hoặc giai đoạn làm việc của nhân viên thay đổi. Người thực hiện chính: HR và người phê duyệt. Kết quả: thay đổi được ghi nhận đúng ngày hiệu lực và giữ được lịch sử.
Thôi việc và tái tuyển
Dùng khi: cần hoàn tất bàn giao, kết thúc quan hệ lao động hoặc đưa một nhân viên cũ trở lại. Người thực hiện chính: HR, quản lý và các bên bàn giao. Kết quả: vòng đời nhân viên chuyển đúng trạng thái mà không mất lịch sử.
Quản trị theo phòng ban
Dùng khi: cần tổ chức nhân sự, người quản lý và quyền xem dữ liệu theo phòng ban hoặc chi nhánh. Người thực hiện chính: HR và quản trị viên. Kết quả: cơ cấu đã công bố phản ánh đúng cách doanh nghiệp vận hành.
Thời gian và chấm công
Chốt chấm công hằng tháng
Dùng khi: kỳ chấm công sắp kết thúc và cần xử lý ca, nghỉ phép, tăng ca cùng các bản ghi bất thường. Người thực hiện chính: HR hoặc người phụ trách chấm công. Kết quả: kỳ chấm công ở trạng thái đã chốt và sẵn sàng chuyển sang bảng lương.
Nghỉ phép và tăng ca
Dùng khi: nhân viên cần gửi, theo dõi hoặc rút yêu cầu đủ điều kiện; quản lý cần phê duyệt hoặc từ chối. Người thực hiện chính: nhân viên và người phê duyệt. Kết quả: yêu cầu có trạng thái rõ ràng và dữ liệu thời gian được cập nhật theo quyết định.
Lương và chi phí nhân viên
Chu trình lương hằng tháng
Dùng khi: kỳ chấm công đã chốt và doanh nghiệp cần tính, rà soát, phê duyệt, phát hành phiếu lương cùng thanh toán. Người thực hiện chính: cán bộ lương, người phê duyệt và kế toán. Kết quả: kỳ lương hoàn tất và có dấu vết kiểm tra qua từng trạng thái.
Kiểm soát chi phí nhân viên
Dùng khi: cần tiếp nhận yêu cầu chi, tạm ứng, hoàn ứng hoặc phân bổ phí dịch vụ. Người thực hiện chính: nhân viên, quản lý và tài chính. Kết quả: khoản chi được duyệt, đối chiếu và kết thúc đúng vòng đời.
Tuân thủ và báo cáo
Rà soát vi phạm chấm công
Dùng khi: cần kiểm tra quy tắc, xử lý ngoại lệ và đối chiếu thống kê vi phạm theo nhóm. Người thực hiện chính: HR tuân thủ hoặc quản lý được giao. Kết quả: mỗi trường hợp có trạng thái/lý do rõ ràng và số tiền tham chiếu không bị biến thành khấu trừ lương tự động.
Yêu cầu miễn giảm thuế
Dùng khi: nhân viên cần gửi hồ sơ miễn giảm hoặc người được giao cần ra quyết định. Người thực hiện chính: nhân viên và người duyệt thuế. Kết quả: hồ sơ gắn đúng yêu cầu, trạng thái và số tiền duyệt hoặc lý do từ chối đều rõ ràng.
Bảo hiểm và báo cáo pháp định
Dùng khi: chuẩn bị kê khai, đối soát bảo hiểm hoặc xuất báo cáo theo kỳ. Người thực hiện chính: cán bộ lương, bảo hiểm và kế toán. Kết quả: sổ đóng đã đối soát và kết quả cổng của hồ sơ được ghi nhận đúng.
Hiệu suất và quyền truy cập
KPI và thưởng
Dùng khi: cần thiết lập kỳ đánh giá, ghi nhận kết quả và chuyển khoản thưởng đã duyệt sang lương. Người thực hiện chính: quản lý, HR và cán bộ lương. Kết quả: kết quả đánh giá và thưởng có trạng thái rõ ràng.
Quyền truy cập và bảo mật
Dùng khi: cần cấp, rà soát hoặc thu hồi quyền theo trách nhiệm công việc. Người thực hiện chính: quản trị viên và HR. Kết quả: người dùng chỉ thấy doanh nghiệp và dữ liệu cần cho vai trò hiện tại.