Cơ cấu tổ chức và chức danh
Kết thúc bước này, cây tổ chức đã được tạo từ bản nháp và các vị trí cần dùng ở trạng thái Hoạt động.
Trước khi bắt đầu
Người thực hiện: quản trị viên doanh nghiệp hoặc HR được giao quản lý tổ chức.
Chuẩn bị danh sách đơn vị, quan hệ cha–con, người quản lý dự kiến và các vị trí thực tế. Thống nhất cách đặt tên trước khi nhập để tránh hai đơn vị cùng nghĩa.
Tạo cây tổ chức
Đường dẫn: Nhân sự → Tổ chức → Cây tổ chức.
- Chọn Sửa trên sơ đồ.
- Chọn đơn vị cha, rồi dùng hành động thêm nút con.
- Nhập Tên, chọn loại đơn vị và thêm mô tả khi cần.
- Lặp lại từ cấp cao xuống cấp thấp; kiểm tra từng nút nằm dưới đúng đơn vị cha.
- Chọn Lưu nháp để giữ công việc đang làm.
- Đọc phần kế hoạch thay đổi hiển thị trên thanh công cụ.
- Khi đã rà soát đủ, chọn Tạo từ nháp để đưa toàn bộ thay đổi lên hệ thống.
Lưu nháp chưa làm thay đổi cây đang dùng. Nút Tạo từ nháp là nhãn hiện tại dùng để áp dụng bản nháp; chỉ chọn sau khi đã kiểm tra các đơn vị thêm, sửa và ngừng sử dụng.
Tạo danh mục vị trí
Đường dẫn: Nhân sự → Vị trí.
- Chọn Thêm vị trí.
- Nhập Tên vị trí.
- Nhập Mã vị trí nếu doanh nghiệp có quy ước; nếu để trống, Rifena sẽ tạo mã theo cấu hình hiện hành.
- Chọn Cấp bậc, thêm Mô tả và Trách nhiệm chính khi cần.
- Chọn Tạo vị trí.
- Mở vị trí vừa tạo và kiểm tra trạng thái Hoạt động.
Tạo đủ vị trí dùng cho tuyển dụng và điều chuyển, không tạo một vị trí riêng cho từng nhân viên.
Kiểm tra trên sơ đồ
Mở Nhân sự → Tổ chức → Sơ đồ tổ chức:
- Chọn từng đơn vị đại diện.
- Kiểm tra tên, cấp, đơn vị con và số nhân viên.
- Nếu đã có nhân viên, kiểm tra quản lý và thành viên nằm đúng đơn vị.
- Quay lại Cây tổ chức để sửa bản nháp nếu phát hiện sai.
Kết quả cần thấy
- Thanh công cụ của cây hiển thị Đã đồng bộ.
- Các đơn vị vừa tạo xuất hiện sau khi tải lại.
- Danh sách Vị trí có đúng tên, mã, cấp bậc và trạng thái Hoạt động.
- Trung tâm sẵn sàng vận hành ghi nhận cơ cấu đã có nhóm và vị trí hoạt động sau khi chọn Kiểm tra lại.
Nếu một thay đổi không xuất hiện, kiểm tra xem bạn mới Lưu nháp hay đã chọn Tạo từ nháp. Không tạo lại cùng một đơn vị trước khi kiểm tra bản nháp.
Nếu cây, nhóm hoặc hồ sơ nhân viên chưa phản ánh thay đổi, xem Sự cố hồ sơ và tổ chức.