Chấm công: đầy đủ màn hình và hành động
Dùng trang này để xác định đúng không gian trước khi ghi nhận, phân ca, sửa công, xử lý tăng ca hoặc thay đổi cấu hình chấm công.
Mở màn hình Chấm công trong Rifena →
Hôm nay
Đây là nơi theo dõi sự kiện chấm vào, chấm ra trong ngày và xử lý trường hợp cần ghi nhận thay cho nhân viên.
Bạn có thể làm gì
- Lọc và rà các sự kiện trong ngày.
- Chọn Ghi nhận để tạo sự kiện thủ công cho một nhân viên khi có đủ căn cứ.
- Chọn Nhập liệu để đưa hoặc xử lý dữ liệu chấm công theo các cách đang khả dụng trên màn hình.
Khi ghi nhận thủ công, chọn đúng nhân viên, loại Giờ vào hoặc Giờ ra, thời điểm và nhập lý do cụ thể. Nếu chính sách yêu cầu ảnh, vị trí hoặc khu vực địa lý, biểu mẫu sẽ hiển thị phần bằng chứng tương ứng.
Lịch & Ca
Trong thanh công cụ, dùng bộ chọn chế độ để chuyển giữa hai màn hình con.
- Phân ca
- Xem lịch theo người và khoảng ngày; gán ca/chính sách ca, xử lý ngày chưa có ca hoặc xung đột được hệ thống báo.
- Linh hoạt
- Ghi nhận làm tại nhà, công tác, khách hàng hoặc hiện trường; theo dõi trạng thái đang áp dụng, đã huỷ hoặc hoàn thành.
Phân ca
- Chọn đúng khoảng ngày, nhóm hoặc nhân viên.
- Chọn nhân viên trước khi chọn ca; danh sách ca chỉ nên chứa chính sách phù hợp với người đó.
- Chọn lịch làm việc nếu biểu mẫu yêu cầu.
- Đọc phần xem trước xung đột. Chỉ thay thế lịch cũ khi đó là chủ đích đã được xác nhận.
- Lưu rồi kiểm tra lại chính ngày vừa gán.
Nếu không có ca để chọn, kiểm tra Vận hành → Chính sách thời gian → Chính sách ca trước. Nếu không xem được lịch làm việc, quản trị viên cần rà lại quyền thay vì nhập một mã kỹ thuật thủ công.
Linh hoạt
Chọn loại hình, thời gian bắt đầu/kết thúc và địa điểm khi loại hình yêu cầu. Một nhân viên không thể có hai sắp xếp trùng thời gian. Người tạo thường chỉ tự huỷ được sắp xếp của mình khi sắp xếp chưa bắt đầu; trường hợp đã bắt đầu cần HR hoặc quản lý xử lý theo quy trình điều chỉnh.
Bảng công
Bảng công không phải ba tab ngang độc lập. Tại thanh công cụ của không gian này, mở bộ chọn Đang xem để chuyển giữa ba chế độ:
- Bảng công
- Rà giờ vào, giờ ra, tổng giờ, ca và trạng thái theo từng người/ngày; mở chi tiết khi cần điều chỉnh.
- Tăng ca
- Lọc đăng ký tăng ca, kiểm tra số giờ và trạng thái; hành động duyệt hoặc từ chối chỉ xuất hiện khi tài khoản và trạng thái cho phép.
- Tổng hợp
- Đối chiếu tổng giờ làm, giờ tăng ca và ngoại lệ trước khi chốt kỳ.
Tăng ca
Đây là hàng đợi quản trị bản ghi tăng ca, không phải nơi cấu hình một “chính sách OT”. Phần đầu màn hình tổng hợp số yêu cầu, tổng giờ, đang chờ và đã duyệt trong tập kết quả hiện tại. Dùng Lọc để thu hẹp theo nhân viên, khoảng ngày hoặc trạng thái; dữ liệu người dùng thấy vẫn bị giới hạn bởi phạm vi quyền ở máy chủ.
Các trạng thái hiện tại:
- Chờ duyệt
- Còn có thể sửa, xoá, duyệt hoặc từ chối khi tài khoản có đúng quyền và phạm vi.
- Đã duyệt
- Quyết định đã được ghi; bảng hiển thị người và ngày duyệt khi dữ liệu có sẵn.
- Đã từ chối
- Được giữ để truy vết cùng lý do từ chối; không sửa trực tiếp như một bản đang chờ.
- Đã thanh toán
- Đã đi vào kết quả lương/thanh toán và chỉ còn để xem trong hàng đợi này.
Để tạo một dòng, chọn nhân viên, ngày tăng ca, số giờ, hệ số và ghi lý do đủ để đối chiếu. Trước khi tạo mới, phần giới hạn có thể hiển thị số giờ tháng/năm đã dùng, dự kiến sau lần nhập, phần còn lại, mức cảnh báo/chặn và căn cứ pháp lý. Đây là phép kiểm tra theo dữ liệu hiệu lực; không thay bằng việc tự cộng trên bảng tính.
Thêm hàng loạt cho phép nhập nhiều dòng nhân viên/ngày/giờ/hệ số, chọn nhanh 1,5×, 2×, 3× hoặc hệ số tuỳ chỉnh và thêm lý do cho từng dòng. Các hệ số nhanh không tự chứng minh loại ngày; người nhập vẫn phải đối chiếu ngày thường, ngày nghỉ hoặc ngày lễ. Nếu máy chủ trả về cảnh báo hoặc chặn của quy định lao động, hộp thoại được giữ lại để xử lý thay vì coi thao tác đã hoàn tất.
Tổng hợp
Chọn một trong ba tháng đang hiển thị để đọc báo cáo tính từ dữ liệu bảng công máy chủ. Trang này cần quyền tính/tổng hợp bảng công và hiện cung cấp:
- số người có bảng công, kèm tổng nhân sự hoạt động khi máy chủ trả về mẫu số;
- giờ bình quân, tổng giờ tăng ca và tỷ lệ chuyên cần dựa trên ngày đủ công so với ngày dự kiến theo ca, nghỉ và ngày lễ;
- tối đa 10 nhân viên có tổng giờ cao nhất, cùng giờ tăng ca, ngày đủ/thiếu công và tỷ lệ chuyên cần;
- xu hướng theo tuần với tổng giờ và số lần đi muộn, vắng, có tăng ca;
- cảnh báo ngày thiếu công và trường hợp có tổng giờ tăng ca cao để ưu tiên rà.
Chọn Xuất báo cáo để tải CSV gồm nhân viên, tổng giờ, giờ tăng ca và giờ đêm trong tháng đã chọn. CSV là dữ liệu đối chiếu, không phải lệnh chốt công. Phiên bản hiện tại chưa đưa bộ lọc nhóm/nhân viên lên giao diện Tổng hợp; nếu cần điều tra một người, quay lại Bảng công hoặc Tăng ca và lọc tại đó.
Điều chỉnh một ngày công
- Chọn đúng kỳ, người và ngày.
- Mở bản ghi cần xử lý; xác định đang thiếu mốc nào hoặc khớp sai ca nào.
- Dùng hành động phù hợp đang hiển thị, chẳng hạn điều chỉnh hoặc bổ sung một lần chấm.
- Nhập thời gian và lý do đã được xác minh.
- Lưu, mở lại cùng ngày và đối chiếu cả mốc thời gian lẫn tổng giờ.
Khi kỳ đã Đã chốt công, các hành động làm thay đổi bảng công bị khoá. Không tạo dữ liệu ở kỳ khác để né trạng thái; xem quy trình mở lại kỳ khi đủ điều kiện.
Cấu hình
Chọn Cấu hình, sau đó mở một trong bốn màn hình con.
Chính sách chấm công
Quản lý yêu cầu theo từng kênh Web, Di động, Kiosk hoặc kênh khác đang hiển thị. Mỗi kênh có thể yêu cầu ảnh, GPS, khu vực địa lý, dải mạng hoặc độ chính xác. Chỉ bật một điều kiện sau khi dữ liệu phục vụ điều kiện đó đã sẵn sàng.
Áp dụng chính sách
Gán chính sách cho toàn doanh nghiệp, nhóm, ca, sắp xếp công việc hoặc một nhân viên cụ thể. Kiểm tra tên đối tượng và ngày hiệu lực sau khi lưu. Khi nhiều gán cùng áp dụng, phạm vi cụ thể hơn có thể được ưu tiên; vì vậy hãy rà toàn bộ gán của nhân viên thử trước khi kết luận chính sách sai.
Khu vực địa lý
Tạo khu vực bằng tên, tâm bản đồ, bán kính và phạm vi áp dụng. Sau khi lưu, kiểm tra khu vực đang hoạt động và được gắn vào đúng chính sách. Không dùng toạ độ ước lượng cho khu vực dùng để chặn chấm công.
Công ngày lễ
Đây là các bản ghi nhân viên thực sự làm trong một ngày lễ đã cấu hình, không phải nơi tạo lịch ngày lễ công ty.
- Có thể thêm hoặc sửa bản ghi khi trạng thái còn cho phép.
- Bản ghi chờ duyệt có thể được duyệt, từ chối hoặc xoá bởi người phù hợp.
- Bản ghi bị từ chối có thể sửa và Lưu và gửi lại.
- Người tạo không tự quyết định bản ghi do chính mình tạo hoặc ghi cho chính mình.
- Bản ghi đã duyệt hoặc đã đi vào tính lương bị khoá; xử lý sai lệch theo quy trình điều chỉnh, không sửa lịch sử.
- Khi ngày lễ yêu cầu nghỉ bù, dùng Ghi nhận nghỉ bù và chọn ngày hợp lệ sau ngày làm, không quá hạn được cấu hình.
Lịch ngày lễ gốc nằm tại Vận hành → Chính sách thời gian → Ngày lễ.
Vì sao tôi không thấy một nút?
- Không thấy Ghi nhận
- Tài khoản không có quyền tạo sự kiện chấm công cho người khác, hoặc đang ở không gian khác.
- Không thấy Nhập liệu
- Tài khoản không có quyền xử lý dữ liệu chấm công, hoặc chức năng cụ thể chưa khả dụng trong trạng thái hiện tại.
- Không thấy Duyệt
- Bản ghi không còn chờ quyết định, nằm ngoài phạm vi hoặc do chính người đó tạo.
- Không sửa được
- Kỳ đã chốt, bản ghi đã duyệt/đã tính lương hoặc trạng thái chỉ cho phép xem.
- Bị chuyển sang 403
- Đây là không gian quản trị; nhân viên dùng các màn hình chấm công, lịch và tăng ca tại Cổng nhân viên.