Nghỉ việc và tái tuyển dụng

Trang này gồm hai hành trình có liên quan nhưng không nối liền tự động: nghỉ việc và tái tuyển dụng. Nghỉ việc kết thúc khi hồ sơ chuyển sang Đã nghỉ việc và các phần bàn giao đã được xác nhận. Tái tuyển dụng bắt đầu từ chính hồ sơ đó, tạo một chặng làm việc mới nhưng vẫn giữ lịch sử trước đây.

Người thực hiện chính: HR.

Người phối hợp: người duyệt, quản lý trực tiếp, IT hoặc người phụ trách truy cập, người phụ trách lương và bảo hiểm.

Trình tự nghỉ việc

Giai đoạn	Kết quả cần thấy
Tạo yêu cầu	Sự kiện Chấm dứt HĐLĐ ở trạng thái chờ duyệt
Áp dụng	Nhân viên chuyển sang Đang nghỉ việc theo ngày hiệu lực
Bàn giao	Danh sách nghỉ việc phản ánh đúng tiến độ thực tế
Quyết toán	Công, lương cuối, tài sản, quyền và hồ sơ pháp lý đã được xử lý
Hoàn tất	Sau ngày làm việc cuối, hồ sơ chuyển sang Đã nghỉ việc

1. Chuẩn bị trước khi tạo sự kiện

Thống nhất và kiểm tra ít nhất:

lý do chấm dứt;
ngày bắt đầu giai đoạn nghỉ việc;
Ngày làm việc cuối;
người nhận bàn giao công việc và tài sản;
kỳ chấm công, kỳ lương cuối và các khoản cần đối chiếu;
các tài khoản hoặc quyền truy cập phải thu hồi;
hồ sơ bảo hiểm, thuế và tài liệu pháp lý cần hoàn tất.

Ngày làm việc cuối là mốc hệ thống dùng để hoàn tất trạng thái nghỉ việc. Dù biểu mẫu có thể cho phép bỏ trống trong một số trường hợp, quy trình chuẩn cần nhập và kiểm tra ngày này trước khi gửi duyệt.

2. Tạo sự kiện Chấm dứt HĐLĐ

Mở Nhân sự → Vòng đời, tìm và chọn nhân viên.

Tại Bảng, kéo thẻ nhân viên sang cột Nghỉ việc; hoặc mở khung chi tiết và bấm Đổi giai đoạn.
Trong hộp Đổi giai đoạn - …, chọn hành động Chấm dứt HĐLĐ.
Chọn Ngày hiệu lực — ngày hồ sơ bắt đầu chuyển sang giai đoạn đang nghỉ việc.
Nhập Lý do chấm dứt.
Chọn Ngày làm việc cuối.
Bổ sung thông tin khác đang được yêu cầu trên biểu mẫu.
Đọc thông báo về phê duyệt, rồi bấm Gửi duyệt.

Kết quả cần thấy: sự kiện xuất hiện trên dòng thời gian với trạng thái Chờ duyệt.

3. Người duyệt kiểm tra và ra quyết định

Người đang giữ bước duyệt mở Nhân sự → Phê duyệt.

Kiểm tra đúng nhân viên, lý do, ngày hiệu lực và ngày làm việc cuối.
Đối chiếu với quyết định hoặc hồ sơ đã được thống nhất.
Bấm Duyệt nếu thông tin đúng.
Nếu thông tin chưa đúng, bấm Từ chối và ghi rõ trường cần sửa.
Mở lại Vòng đời và xác nhận trạng thái sự kiện.

Nếu ngày hiệu lực ở tương lai, sự kiện đã duyệt sẽ hiển thị Đã duyệt - chờ ngày hiệu lực. Chỉ khi sự kiện được áp dụng, nhân viên mới chuyển sang giai đoạn Đang nghỉ việc.

4. Theo dõi Danh sách nghỉ việc

Khi nhân viên đang ở giai đoạn nghỉ việc, chọn thẻ của họ và mở Danh sách nghỉ việc.

Danh sách thường bao gồm các việc như thu hồi tài sản, khóa quyền truy cập, bàn giao công việc, phỏng vấn nghỉ việc, quyết toán lương cuối và hoàn tất hồ sơ bảo hiểm. Doanh nghiệp có thể thêm việc phù hợp với quy trình riêng.

Với từng việc:

Bấm biểu tượng trạng thái.
Chọn Chưa làm, Đang làm, Hoàn tất hoặc Bỏ qua.
Chỉ chọn Hoàn tất khi đã có kết quả kiểm chứng được.
Nếu chọn Bỏ qua, ghi nhận căn cứ theo quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
Theo dõi bộ đếm Đã hoàn tất …/….

Danh sách kiểm tra là công cụ theo dõi, không thay thế thao tác nghiệp vụ. Ví dụ, đánh dấu Quyết toán lương cuối không tự tạo hoặc thanh toán một kỳ lương; đánh dấu Khóa quyền truy cập hệ thống cũng không thu hồi tài khoản ở các hệ thống bên ngoài Rifena.

5. Chốt công và xử lý kỳ lương cuối

Trước ngày làm việc cuối:

Rà bảng công tới đúng ngày nhân viên làm việc cuối cùng.
Xử lý hết nghỉ phép, tăng ca và các điều chỉnh công còn chờ.
Đối chiếu tạm ứng, hoàn chi, khấu trừ hoặc khoản phải thu còn lại.
Chốt dữ liệu công theo Vận hành chấm công hằng tháng.
Tạo và xử lý kỳ lương cuối theo Chu trình lương hằng tháng.
Mở phiếu lương để kiểm tra kết quả cuối cùng của nhân viên.

Không suy ra rằng mọi khoản phép chưa dùng hoặc khoản phải thu sẽ tự được cộng, trừ. Chỉ đưa vào kỳ lương khi chính sách và dữ liệu đã được người phụ trách xác nhận.

6. Thu hồi truy cập và hoàn tất hồ sơ

Người phụ trách truy cập cần:

Kiểm tra vai trò và các quyền được cấp trực tiếp cho nhân viên.
Thu hồi quyền tạm, quyền quản trị và quyền ở hệ thống bên ngoài theo kế hoạch.
Xác nhận dữ liệu hoặc tài khoản dùng chung đã được bàn giao.
Sau ngày làm việc cuối, kiểm tra hồ sơ trên Vòng đời đã chuyển sang Đã nghỉ việc.
Xác nhận nhân viên không còn truy cập vào những phần không được phép sau khi nghỉ.

Hệ thống tự tạo bước Hoàn tất nghỉ việc khi mốc ngày làm việc cuối đã đến và điều kiện vòng đời hợp lệ. Người dùng không kéo thẻ từ Đang nghỉ việc sang Đã nghỉ việc bằng tay.

Nếu đã qua ngày làm việc cuối mà trạng thái chưa đổi, kiểm tra sự kiện chấm dứt đã ở trạng thái Đã áp dụng và có Ngày làm việc cuối hay chưa. Ghi lại tên nhân viên, hai mốc ngày và trạng thái đang thấy trước khi chuyển cho bộ phận hỗ trợ.

Tái tuyển dụng

Chỉ bắt đầu hành trình này khi người cũ đã ở trạng thái Đã nghỉ việc. Không dùng Thêm nhân viên để tạo một hồ sơ trùng.

1. Chuẩn bị chặng làm việc mới

Trước khi gửi sự kiện:

xác nhận ngày bắt đầu mới;
chuẩn bị chức danh mới nếu cần;
tạo hợp đồng mới trong hồ sơ khi muốn gắn hợp đồng ngay lúc tái tuyển;
xác định phòng ban chính, ca làm việc, bảo hiểm và quyền truy cập cần cấp lại.

Hợp đồng phải thuộc đúng nhân viên và doanh nghiệp mới xuất hiện như một lựa chọn hợp lệ. Không nhập hoặc trao đổi mã nội bộ của hợp đồng để thay cho tên và ngày hiệu lực.

2. Tạo sự kiện Tái tuyển dụng

Mở Nhân sự → Vòng đời.
Mở Lọc hoặc Hiển thị và bật nhóm Đã nghỉ việc.
Tìm người cần tái tuyển, chọn thẻ và bấm Đổi giai đoạn.
Chọn hành động Tái tuyển dụng.
Chọn Ngày hiệu lực — đây là ngày bắt đầu mới.
Chọn Chức danh mới và Hợp đồng mới nếu đã chuẩn bị.
Nhập Ghi chú tái tuyển cùng lý do nghiệp vụ được yêu cầu.
Bấm Gửi duyệt.

Sau khi duyệt, sự kiện ở tương lai vẫn mang trạng thái Đã duyệt - chờ ngày hiệu lực. Khi chuyển sang Đã áp dụng, hồ sơ trở lại Đang làm việc.

Nếu người duyệt thấy thông báo hợp đồng tái tuyển đã chọn không còn hiệu lực hoặc không còn thuộc nhân viên, yêu cầu chưa được phê duyệt. Người gửi mở yêu cầu đang chờ trong Phê duyệt, bấm Hủy yêu cầu, xác nhận hợp đồng đang hiệu lực trên hồ sơ rồi tạo một yêu cầu tái tuyển mới. Không duyệt lại hoặc gửi lặp yêu cầu cũ sau khi hợp đồng nguồn đã thay đổi.

3. Hoàn thiện sau khi tái tuyển

Mở lại hồ sơ cũ và kiểm tra dòng thời gian có cả chặng nghỉ việc lẫn sự kiện tái tuyển.
Kiểm tra hợp đồng và chức danh mới.
Nếu phòng ban chính cần đổi, tạo sự kiện Điều chuyển; thao tác tái tuyển không có trường chọn phòng ban mới.
Cấp lại vai trò và phạm vi truy cập thực sự cần thiết.
Kiểm tra tài khoản; gửi hoặc khôi phục đường kích hoạt theo trạng thái đang hiển thị thay vì mặc định tài khoản cũ tự hoạt động lại.
Gán ca, kiểm tra bảo hiểm và tạo danh sách việc nhận việc cho chặng mới nếu cần.

Rifena giữ cùng hồ sơ nhân viên để lịch sử sự kiện, hợp đồng và các dữ liệu trước đây vẫn có thể tra cứu. Tái tuyển chỉ mở một chặng làm việc mới; nó không tự khôi phục toàn bộ cấu hình của chặng cũ.

Hoàn tất nghỉ việc khi

Sự kiện chấm dứt có đúng ngày hiệu lực và ngày làm việc cuối
Danh sách kiểm tra phản ánh đúng tiến độ thực tế
Công và kỳ lương cuối đã được đối chiếu
Tài sản, truy cập, bảo hiểm và hồ sơ pháp lý đã có người xác nhận
Vòng đời hiển thị Đã nghỉ việc

Hoàn tất tái tuyển khi

Sự kiện tái tuyển ở trạng thái Đã áp dụng
Hồ sơ cũ và lịch sử trước đây vẫn tra cứu được
Hợp đồng, chức danh và phòng ban chính của chặng mới đúng
Không còn yêu cầu tái tuyển cũ đang chờ với hợp đồng hết hiệu lực
Tài khoản, quyền, bảo hiểm và ca làm việc đã được kiểm tra
Người tái tuyển nhìn thấy đúng các phần tự phục vụ cần dùng