Dành cho quản lý

Vai trò quản lý tập trung vào hai kết quả: quyết định có đủ căn cứ và không để công việc của đội mắc kẹt ở bước của mình. Mở Thông báo để nhận tín hiệu mới và Phê duyệt để xử lý các mục đang chờ bạn.

Mỗi ngày: xử lý việc đang chờ quyết định

Mở Phê duyệt và ưu tiên các mục sắp đến hạn hoặc ảnh hưởng đến chấm công, lương và thanh toán.
Mở từng yêu cầu để đọc nội dung, bằng chứng, lịch sử xử lý và bước phê duyệt hiện tại.
Đối chiếu với lịch làm việc, phạm vi đội hoặc chính sách liên quan.
Chọn hành động đang được giao diện cho phép. Nếu từ chối hoặc trả lại, viết lý do đủ cụ thể để người gửi biết cần sửa gì.
Kiểm tra trạng thái mới và người phụ trách bước kế tiếp trước khi rời màn hình.

Trước khi quyết định, hãy tự trả lời năm câu hỏi:

Đúng người và đúng phạm vi đội của tôi chưa?
Đúng ngày, kỳ hoặc khoảng thời gian chưa?
Dữ liệu và chứng từ đã đủ để kiểm tra chưa?
Quyết định này ảnh hưởng đến ca, công, lương hoặc ngân sách thế nào?
Có xung đột lợi ích hoặc cần một người duyệt độc lập không?

Khi duyệt nghỉ phép và tăng ca

Kiểm tra lịch của đội, khả năng bố trí người thay thế, số dư hoặc giới hạn áp dụng và khoảng thời gian yêu cầu. Sau khi xử lý, xác nhận yêu cầu đã chuyển sang đúng trạng thái; không coi thông báo đã đọc là yêu cầu đã được duyệt.

Xem toàn bộ đường đi của yêu cầu tại Nghỉ phép và tăng ca.

Khi theo dõi thời gian làm việc của đội

Nếu được cấp quyền trong Vận hành, dùng bộ lọc nhóm và kỳ để xem đúng phạm vi phụ trách. Tập trung vào bản ghi thiếu giờ vào hoặc ra, ca không khớp và yêu cầu đang chờ; chuyển vấn đề cần sửa dữ liệu gốc cho HR trước khi chốt kỳ.

Vận hành chấm công hằng tháng giải thích rõ lúc nào quản lý cần xác nhận và lúc nào HR chịu trách nhiệm chốt.

Hàng tuần: rà việc của đội

Kiểm tra lịch làm việc sắp tới và các khoảng trống cần điều phối.
Xử lý hết yêu cầu có thể ảnh hưởng đến kỳ công đang mở.
Nếu phụ trách đánh giá, mở khu vực KPI để kiểm tra kỳ, đối tượng và dữ liệu nguồn trước khi nhập hoặc xác nhận điểm.
Theo dõi các đề xuất thay đổi vị trí, lương, quản lý hoặc trạng thái làm việc đang cần ý kiến của mình.

Các hướng dẫn liên quan:

Trước các mốc bàn giao

Trước khi HR chốt công

Không còn yêu cầu nghỉ hoặc tăng ca thuộc đội bị bỏ quên.
Các ca và bản ghi bất thường đã có người chịu trách nhiệm xử lý.
Mọi điều chỉnh quan trọng có lý do hoặc bằng chứng đi kèm.

Trước khi duyệt lương hoặc thanh toán

Mở bản ghi nguồn thay vì quyết định chỉ từ tiêu đề thông báo.
Kiểm tra tổng tiền, kỳ áp dụng, ngoại lệ và người chuẩn bị dữ liệu.
Giữ nguyên nguyên tắc phân tách: người chuẩn bị không nên tự phê duyệt công việc của chính mình khi quy trình yêu cầu người duyệt độc lập.

Khi cần hỗ trợ

Không yêu cầu nhân viên gửi lại nhiều lần nếu yêu cầu đã tồn tại. Ghi nhận mã hoặc tên yêu cầu, trạng thái hiện tại, người đang phụ trách và thời điểm thao tác, rồi làm theo Khắc phục sự cố.