Sự cố nghỉ phép và tăng ca
Nghỉ phép và tăng ca là hai loại yêu cầu riêng, nhưng cùng phụ thuộc vào trạng thái, người đang giữ bước duyệt và kỳ chấm công liên quan.
Tôi không gửi được đơn nghỉ hoặc đăng ký tăng ca
- Loại nghỉ, số dư, ca làm và giới hạn tăng ca áp dụng cho ngày gửi đã đúng.
- Ngày, thời lượng, lý do và chứng từ bắt buộc đã đủ.
- Cảnh báo đang nói về số dư, trùng thời gian, báo trước, giới hạn hay người duyệt.
Sửa đúng trường được thông báo nêu. Nếu thiếu lựa chọn hoặc không xác định được người xử lý, HR kiểm tra chính sách và quy trình duyệt đang hoạt động cho đúng nhóm nhân viên. Không đổi sang loại yêu cầu khác chỉ để biểu mẫu cho gửi.
Kết quả mong đợi: yêu cầu xuất hiện một lần trong lịch sử với trạng thái Chờ duyệt hoặc trạng thái kết quả phù hợp với chính sách.
Vẫn chưa được? Ghi lại loại yêu cầu, khoảng thời gian, thông báo và các trường không có lựa chọn; không bấm gửi liên tiếp.
Người quản lý hoặc HR không thấy yêu cầu cần duyệt
- Người gửi đã thấy yêu cầu trong lịch sử và yêu cầu vẫn còn Chờ duyệt.
- Ai đang được hiển thị là người phụ trách bước hiện tại.
- Người duyệt đang ở đúng doanh nghiệp, có đúng vai trò và phạm vi nhóm.
Mở Phê duyệt và bỏ các bộ lọc không liên quan. Nếu tuyến duyệt chỉ đến sai người hoặc không có người, quản trị viên kiểm tra quy trình đang kích hoạt, điều kiện áp dụng, quản lý của nhóm và phạm vi được cấp; sau đó xác minh trên chính yêu cầu hiện có.
Kết quả mong đợi: yêu cầu xuất hiện cho đúng người ở bước hiện tại và người đó nhìn thấy hành động quyết định.
Vẫn chưa được? Chuẩn bị tên yêu cầu, người gửi, trạng thái, người đang chờ và tên quy trình dự kiến; không yêu cầu nhân viên gửi lại.
Không thấy nút Rút đơn hoặc Huỷ đơn
- Đúng yêu cầu và danh sách đã tải lại trạng thái mới nhất.
- Yêu cầu còn ở trạng thái Chờ duyệt.
- Yêu cầu chưa được duyệt, từ chối, huỷ hoặc đưa qua kỳ lương.
Với đơn nghỉ đang chờ, dùng Rút đơn; với tăng ca đang chờ, dùng Huỷ đơn. Nếu trạng thái đã có quyết định, nút không còn xuất hiện là đúng; trao đổi với quản lý hoặc HR để xử lý theo trạng thái hiện tại thay vì tạo một yêu cầu đối nghịch.
Kết quả mong đợi: yêu cầu chuyển sang Đã huỷ; số dư hoặc dữ liệu đang chờ được cập nhật theo loại yêu cầu.
Vẫn chưa được? Ghi lại trạng thái đang hiển thị và thời điểm quyết định gần nhất để HR kiểm tra lịch sử.
Yêu cầu đã duyệt nhưng chưa phản ánh vào chấm công hoặc lương
- Đúng nhân viên, ngày và kỳ chấm công.
- Yêu cầu thực sự ở Đã duyệt, không chỉ đã qua một bước trung gian.
- Kỳ công hoặc kỳ lương được tạo trước hay sau khi yêu cầu có kết quả.
Nếu kỳ công còn mở, HR tải lại đúng kỳ, kiểm tra yêu cầu tại màn hình nguồn rồi rà lại Tổng hợp. Nếu kỳ đã chốt nhưng chưa có lương được duyệt, mở lại kỳ theo quy trình có kiểm soát, xử lý và chốt lại. Nếu lương đã duyệt hoặc thanh toán, dừng sửa lịch sử và chuyển phương án điều chỉnh.
Kết quả mong đợi: dữ liệu được phản ánh trong đúng kỳ hoặc có điều chỉnh được phê duyệt, không có yêu cầu trùng.
Vẫn chưa được? Gửi tên yêu cầu, ngày áp dụng, trạng thái kỳ công và kỳ lương liên quan cho bộ phận hỗ trợ.
Xem cách gửi, rút, duyệt và bàn giao tại Nghỉ phép và tăng ca.