Sự cố lương và thanh toán
Luôn bắt đầu từ trạng thái của kỳ lương. Một cách sửa an toàn ở trạng thái Nháp có thể không còn phù hợp sau khi kỳ đã được duyệt hoặc thanh toán.
Không có chu kỳ để chọn khi tạo kỳ lương
- Đúng doanh nghiệp và đúng khoảng thời gian cần chạy.
- Kỳ chấm công tương ứng đã hiển thị Đã chốt công.
- Kỳ lương cho cùng chu kỳ và phạm vi đã tồn tại hay chưa.
Mở Hệ thống → Cài đặt → Kỳ lương. Nếu kỳ còn Đang nhập công, hoàn tất kiểm tra và bấm Chốt công. Sau đó quay lại Lương → Kỳ lương và mở hộp tạo mới. Nếu kỳ lương đã tồn tại, mở bản ghi đó thay vì tạo trùng.
Kết quả mong đợi: chu kỳ đã chốt xuất hiện trong trường Chu kỳ đã chốt công và kỳ mới được tạo ở trạng thái Nháp.
Vẫn chưa được? Chuẩn bị tên chu kỳ, trạng thái kỳ công và ảnh danh sách kỳ hiện có; không mở lại chấm công nếu chưa rõ nguyên nhân.
Không thể mở lại kỳ Service Charge để sửa phân bổ
- Kỳ đang hiển thị Đã khoá tại Lương → Chính sách → Phí dịch vụ (Service Charge).
- Kỳ đã được liên kết với một kỳ lương hay chưa.
- Nếu đã liên kết, kỳ lương đang là Nháp, đã duyệt hay đã thanh toán.
- Tài khoản hiện tại có quyền cập nhật kỳ Service Charge.
Nếu chưa liên kết với bảng lương, mở menu của kỳ, chọn Mở lại kỳ rồi xác nhận. Nếu đã liên kết với kỳ lương Nháp, xóa đúng kỳ lương nháp theo luồng lương, quay lại kỳ Service Charge và mở lại. Rifena không tự gỡ liên kết. Với kỳ lương đã duyệt hoặc thanh toán, dừng sửa lịch sử và chuyển sang phương án điều chỉnh đã được phê duyệt.
Kết quả mong đợi: kỳ chưa liên kết trở lại Đang mở và cho phép sửa; kỳ đã gắn với lịch sử được bảo vệ cho tới khi xử lý đúng trạng thái lương.
Vẫn chưa được? Chuẩn bị tên kỳ Service Charge, trạng thái kỳ lương liên quan và thông báo đang hiển thị. Không tạo kỳ thay thế hoặc gỡ liên kết bằng cách khác.
Số liệu kỳ lương không đổi sau khi sửa dữ liệu nguồn
- Kỳ lương đang ở Nháp, Chờ duyệt, Đã duyệt hay Đã thanh toán.
- Thay đổi nằm ở công, nghỉ, tăng ca, hợp đồng, cấu hình lương hay dữ liệu khác.
- Thay đổi có ngày hiệu lực thuộc đúng kỳ đang xem.
Với kỳ Nháp, xóa đúng kỳ cần làm lại, mở lại chấm công nếu cần, sửa tại dữ liệu nguồn, chốt công rồi tạo kỳ mới. Với kỳ Chờ duyệt, người duyệt từ chối để kỳ trở về Nháp trước. Với kỳ đã duyệt hoặc thanh toán, dừng sửa và dùng quy trình điều chỉnh được doanh nghiệp phê duyệt.
Kết quả mong đợi: kỳ mới phản ánh dữ liệu nguồn đã xác minh, còn kỳ lịch sử được giữ nguyên.
Vẫn chưa được? Nêu rõ khoản sai, dữ liệu nguồn đã sửa, ngày hiệu lực và trạng thái kỳ; không tìm cách sửa trực tiếp số thực lĩnh.
Không thấy nút Gửi duyệt, Phê duyệt hoặc Tạo lệnh thanh toán
- Trạng thái kỳ có cho phép hành động đó hay chưa.
- Kỳ Nháp đã có dữ liệu nhân viên và hoàn tất bước tính trên màn hình.
- Tài khoản hiện tại có phải người đang giữ bước duyệt và có phạm vi phù hợp.
- Người gửi duyệt có đang cố tự phê duyệt kỳ của mình hay không.
Hoàn tất bước còn thiếu của trạng thái hiện tại. Với phê duyệt, mở Phê duyệt bằng đúng tài khoản được giao và kiểm tra người đang chờ. Chỉ tạo lệnh thanh toán khi kỳ đã hiển thị Đã duyệt; không cấp quyền rộng hơn để bỏ qua tuyến duyệt.
Kết quả mong đợi: hành động phù hợp xuất hiện cho đúng người và kỳ chuyển sang trạng thái kế tiếp sau khi thao tác thành công.
Vẫn chưa được? Ghi lại tên kỳ, trạng thái, người gửi, người đang chờ và hành động không xuất hiện.
Tệp ngân hàng không tạo được hoặc bước Kiểm tra báo lỗi
- Đúng kỳ, tài khoản nguồn và mẫu xuất.
- Mỗi người nhận có đủ tên chủ tài khoản và thông tin ngân hàng cần thiết.
- Tổng lệnh thanh toán khớp với tổng đã được duyệt.
- Danh sách lỗi hoặc cảnh báo trong bước Kiểm tra.
Sửa từng dữ liệu nguồn được thông báo nêu, chọn lại mẫu phù hợp rồi chạy Kiểm tra. Chỉ bấm Tạo file khi không còn lỗi chặn. Không sửa tay số tiền trong tệp để làm cho tổng khớp.
Kết quả mong đợi: bước kiểm tra đạt, tệp được tạo cho đúng kỳ và tổng tiền khớp với lệnh trên Rifena.
Vẫn chưa được? Gửi tên mẫu, ngân hàng, số dòng lỗi và nội dung lỗi; che số tài khoản trên ảnh chụp.
Kỳ chưa thành Đã thanh toán hoặc nhân viên chưa thấy phiếu lương
- Mọi lệnh của kỳ đang ở Hoàn tất, Thất bại, Đã huỷ hay còn Chờ xử lý.
- Kết quả ngân hàng đã được ghi nhận trên đúng lệnh.
- Phiếu lương đã được phát hành hoặc gửi cho đúng phạm vi người nhận.
Đánh dấu Hoàn tất chỉ cho lệnh đã chi thành công; ghi nhận Thất bại và xử lý lại đúng lệnh lỗi. Khi kỳ đủ điều kiện, kiểm tra phiếu mẫu rồi phát hành cho đúng người. Không gửi phiếu lương qua nhóm trò chuyện chung.
Kết quả mong đợi: mọi lệnh có kết quả rõ ràng, kỳ hiển thị Đã thanh toán và nhân viên chỉ xem được phiếu của mình.
Vẫn chưa được? Chuẩn bị tên kỳ, số lệnh theo từng trạng thái và một người nhận mẫu; không đính kèm nội dung phiếu lương thật.
Xem trình tự chuẩn tại Chu trình lương hằng tháng.