Rà soát vi phạm chấm công

Quy trình hoàn tất khi các trường hợp thuộc phạm vi đã được xác minh, mỗi quyết định có lý do và thống kê phản ánh đúng trạng thái; không có khấu trừ lương tự động.

Người thực hiệnHR tuân thủ hoặc quản lý được giao

Màn hìnhVận hành → Tuân thủ

Nhịp thực hiệnRà định kỳ và trước khi chốt kỳ

Đường dẫn sản phẩm: /operations/compliance. Tuỳ quyền hiệu lực, thanh tab hiển thị Quy tắc vi phạm, Vi phạm và Thống kê; hệ thống tự chuyển tới tab đầu tiên mà tài khoản được phép mở.

Bắt đầu ở Vi phạm để xử lý hàng đợi; chỉ mở Quy tắc vi phạm hoặc Thống kê khi vai trò có trách nhiệm tương ứng.

Trước khi bắt đầu

• Dữ liệu chấm công nguồn đã được xử lý đến ngày cần rà.
• Quy tắc ca và quy tắc vi phạm dùng đúng phạm vi.
• Người xử lý có quyền xem vi phạm trong đúng nhóm.
• Trường hợp liên quan trực tiếp tới người xử lý phải được chuyển cho người có thẩm quyền khác khi quy trình yêu cầu tách biệt.

1. Rà cấu hình quy tắc

Người có quyền mở tab Quy tắc vi phạm:

1. lọc theo trạng thái;
2. mở từng quy tắc đang hoạt động;
3. kiểm tra tên, loại vi phạm, khoảng cho phép, trần tiền tham chiếu và cách cộng dồn;
4. mở Mức xử lý, rà ngưỡng phút, điểm trừ và số tiền tham chiếu;
5. chỉ kích hoạt quy tắc mới sau khi đã thử trên dữ liệu đại diện.

Nếu chỉ phụ trách xử lý vi phạm, bỏ qua bước này; không xin thêm quyền cấu hình chỉ để hoàn thành quy trình hằng ngày.

2. Lọc hàng đợi cần xử lý

Mở tab Vi phạm:

1. xác nhận đúng doanh nghiệp và phạm vi của tài khoản;
2. lọc trạng thái Chờ xử lý;
3. thu hẹp theo loại nếu số lượng lớn;
4. mở từng trường hợp, kiểm tra nhân viên, ngày, ca, số phút và dữ liệu chấm công liên quan.

Không quyết định chỉ từ tổng số phút. Đối chiếu sắp xếp linh hoạt, nghỉ đã duyệt, điều chỉnh chấm công và ghi chú quản lý.

3. Chọn kết quả phù hợp

Miễn trừ

Dùng khi có căn cứ hợp lệ như dữ liệu nguồn đã được xác nhận, sự cố hệ thống hoặc ngoại lệ được doanh nghiệp chấp thuận.

1. Chọn Miễn trừ.
2. Nhập lý do nêu rõ căn cứ.
3. Lưu và kiểm tra trạng thái Đã miễn trừ.

Đã đưa vào kỳ lương

Đây là trạng thái do bước xử lý phía lương ghi nhận, không phải một nút chuyển trạng thái thủ công ở tab Vi phạm hiện tại. Khi kỳ lương dự kiến đã nhận bản ghi, kiểm tra lại cùng vi phạm và kỳ liên quan. Không tạo một điều chỉnh lương chỉ để ép trạng thái đổi, và không hiểu trạng thái này là khấu trừ tự động.

Xoá

Chỉ xoá một trường hợp còn Chờ xử lý khi đó là bản ghi không nên tồn tại theo quy tắc và giao diện cho phép. Miễn trừ là lựa chọn đúng hơn khi cần giữ dấu vết về một ngoại lệ có thật.

Số tiền không tự đi vào lương

Số tiền trên quy tắc/vi phạm chỉ để tham chiếu. Không tạo khoản khấu trừ tự động từ đây. Nếu doanh nghiệp có xử lý thu nhập hợp pháp riêng, thực hiện ở quy trình lương có căn cứ và phê duyệt độc lập.

4. Đối chiếu thống kê

Người có quyền mở tab Thống kê, luôn dùng 30 ngày gần nhất:

1. đối chiếu tổng số với hàng đợi vừa xử lý;
2. xem phân bổ theo trạng thái;
3. xem phân bổ theo loại;
4. ghi nhận phạm vi tài khoản và khoảng 30 ngày của báo cáo.

Nếu số liệu bằng 0, kiểm tra phạm vi nhóm, quy tắc hoạt động và dữ liệu chấm công nguồn trước khi kết luận không có vi phạm.

5. Bàn giao trước khi chốt kỳ

• Các trường hợp còn Chờ xử lý được liệt kê cùng người chịu trách nhiệm.
• Vi phạm chờ xử lý không tự động chặn Chốt công, nhưng vẫn phải được theo dõi trong sổ Tuân thủ.
• Người phụ trách lương được thông báo rõ rằng số tiền chỉ tham chiếu.
• Không sửa bảng công chỉ để làm thống kê vi phạm giảm; sửa khi dữ liệu công thật sự sai và giữ lý do điều chỉnh.

Hoàn tất quy trình khi

• Đúng doanh nghiệp, nhóm và khoảng thời gian
• Mọi quyết định có căn cứ và lý do
• Các trường hợp còn chờ có người chịu trách nhiệm
• Thống kê được đọc trong đúng phạm vi
• Không có khấu trừ lương tự động từ số tiền tham chiếu

Xem tiếp

• Tuân thủ: đầy đủ màn hình và hành động
• Vận hành chấm công hằng tháng
• Sự cố chính sách thời gian và tuân thủ