Sự cố truy cập và thông báo
Phân biệt đăng nhập, vai trò, phạm vi dữ liệu và kênh thông báo. Việc sửa một lớp không tự sửa ba lớp còn lại.
Nhân viên mới không nhận được lời mời hoặc không kích hoạt được tài khoản
- Email trong hồ sơ đúng và thuộc người nhận.
- HR đã thấy thông báo gửi lời mời thành công trên đúng hồ sơ.
- Người nhận đã kiểm tra thư rác và đang mở lời mời mới nhất.
- Thẻ Tài khoản đang ghi Đang chờ nhân viên thiết lập tài khoản, Liên kết đã hết hạn trước khi nhân viên thiết lập tài khoản hay tài khoản đã được kích hoạt.
- Ngày giờ tại dòng Hết hạn vẫn còn hiệu lực.
Nếu lời mời đang chờ nhưng email thất lạc, hoặc liên kết đã hết hạn, HR bấm Gửi lại liên kết. Rifena vô hiệu hoá mọi liên kết cũ chưa dùng, gửi liên kết mới và đặt lại thời hạn 7 ngày. Người nhận chỉ dùng email mới nhất, đặt mật khẩu rồi đăng nhập. Nếu người đó không còn được phép kích hoạt, HR bấm Thu hồi liên kết và xác nhận để dừng mọi liên kết chưa dùng. Không chuyển tiếp lời mời cho người khác.
Kết quả mong đợi: sau khi gửi lại, thẻ tài khoản hiển thị hạn mới; sau khi thu hồi, liên kết chưa dùng không còn hoạt động; sau khi kích hoạt, nhân viên đăng nhập được vào đúng doanh nghiệp.
Vẫn chưa được? Chuẩn bị email đã che một phần, thời điểm gửi gần nhất và thông báo trên trang kích hoạt; không gửi mật khẩu hoặc toàn bộ liên kết.
Không đổi được mật khẩu hoặc phương thức xác thực vẫn chưa bật
- Mật khẩu hiện tại được nhập đúng và mật khẩu mới không trùng mật khẩu cũ.
- Mật khẩu mới có ít nhất 12 ký tự, gồm chữ hoa, chữ thường và số.
- Ô xác nhận khớp hoàn toàn với mật khẩu mới.
- Với mã email hoặc Authenticator, đã nhập đúng mã 6 chữ số và bấm xác minh.
Đọc thông báo của lần thử đầu. Nếu mật khẩu bị coi là phổ biến, chọn một chuỗi khác khó đoán hơn. Với mã qua email, nhận email chưa đủ để bật phương thức; phải hoàn tất Xác minh email. Với mã khôi phục, chỉ đóng hộp sau khi đã lưu bộ mã hiển thị một lần.
Kết quả mong đợi: xuất hiện thông báo đổi mật khẩu thành công hoặc phương thức xác thực chuyển sang Bật.
Vẫn chưa được? Gửi tên phương thức, trạng thái và thông báo lỗi; không gửi mật khẩu, mã 6 chữ số, mã QR, khoá thiết lập hoặc mã khôi phục.
Tôi đăng nhập được nhưng không thấy menu hoặc hành động cần dùng
- Đúng doanh nghiệp đang chọn.
- Vai trò đang hoạt động có chứa hành động cần thiết.
- Dòng cấp quyền áp dụng trực tiếp, theo nhóm hoặc theo vị trí còn hiệu lực.
- Trạng thái bản ghi có cho phép hành động đó hay không.
Quản trị viên mở Hệ thống → Cài đặt → Vai trò & Quyền, kiểm tra quyền trong vai trò và mọi dòng Phân quyền đã cấp. Sửa đúng quyền hoặc phạm vi thiếu, rồi xác minh bằng tài khoản người dùng. Không cấp vai trò quản trị rộng chỉ để làm xuất hiện một nút.
Kết quả mong đợi: người dùng thấy đúng chức năng cần cho công việc và không thấy thêm dữ liệu ngoài phạm vi.
Vẫn chưa được? Ghi lại tên menu hoặc hành động, vai trò, phạm vi và trạng thái bản ghi đang mở.
Người dùng thấy thiếu hoặc thừa dữ liệu so với phạm vi được giao
- Phạm vi đang là Toàn tổ chức, Theo nhóm hay Chỉ cá nhân.
- Có chọn bao gồm nhóm con hay không.
- Người dùng còn dòng cấp quyền nào khác qua nhóm, vị trí hoặc cấp trực tiếp.
- Bộ lọc trên màn hình có đang thu hẹp kết quả.
Rà toàn bộ phân quyền còn hoạt động, không chỉ dòng vừa sửa. Thu hẹp hoặc mở đúng phạm vi, lưu, rồi đăng nhập bằng tài khoản đại diện để thử một bản ghi trong phạm vi và một bản ghi ngoài phạm vi. Nếu dữ liệu đang thừa, ưu tiên dừng truy cập trước khi tiếp tục thao tác.
Kết quả mong đợi: người dùng mở được dữ liệu cần thiết và bị chặn với dữ liệu ngoài phạm vi.
Vẫn chưa được? Gửi vai trò, nguồn cấp, nhóm, tuỳ chọn nhóm con và hai ví dụ đã ẩn thông tin nhận diện.
SSO hiển thị Đã cấu hình nhưng người dùng vẫn chưa đăng nhập bằng SSO được
- Nhà cung cấp chỉ ở Đã cấu hình hay đã chuyển sang Đang hoạt động.
- Thông tin định danh, miền và cấu hình phía nhà cung cấp khớp với tổ chức.
- Đã thử với một tài khoản thật trước khi bật Bắt buộc SSO.
Đọc cảnh báo của nhà cung cấp và hoàn tất điều kiện để trạng thái chuyển sang hoạt động. Thử đăng nhập với một tài khoản kiểm thử đã được chuẩn bị. Chỉ bật bắt buộc SSO sau khi đường đăng nhập thử thành công và vẫn còn phương án khôi phục quản trị an toàn.
Kết quả mong đợi: nhà cung cấp ở trạng thái hoạt động và người thử quay lại đúng doanh nghiệp sau đăng nhập.
Vẫn chưa được? Gửi tên nhà cung cấp, trạng thái, thời điểm thử và thông báo lỗi; không gửi khóa bí mật, mã truy cập, dữ liệu xác thực phiên hoặc cookie.
Không nhận được thông báo đẩy hoặc email
- Mở Tài khoản → Thông báo và tìm đúng loại thông báo.
- Loại đó đang Đang nhận và dùng đúng kênh.
- Trình duyệt hoặc thiết bị đã cho phép thông báo đẩy.
- Sự kiện nguồn đã thật sự chuyển sang trạng thái phát sinh thông báo.
Chọn Trong app, Đẩy, Email hoặc Đẩy + Email theo nhu cầu, bật lại loại đang tạm dừng và chờ thông báo đã lưu. Với thông báo đẩy, cấp quyền cho đúng trình duyệt. Sau đó tạo một tình huống kiểm thử an toàn hoặc chờ sự kiện kế tiếp.
Kết quả mong đợi: tuỳ chọn được lưu và thông báo mới xuất hiện qua kênh đã chọn; lịch sử cũ vẫn còn trong Trung tâm thông báo.
Vẫn chưa được? Gửi loại thông báo, kênh, trạng thái quyền trình duyệt và thời điểm sự kiện; không gửi nội dung nhạy cảm của thông báo.
Xem cách cấp và kiểm tra quyền tại Quyền truy cập và bảo mật.