Tài khoản và template ngân hàng

Hoàn tất cấu hình khi có một tài khoản nguồn đúng, một mẫu xuất hợp lệ và phần xem trước cho thấy đủ các cột bắt buộc theo đúng thứ tự.

Màn hìnhHệ thống → Cài đặt → Tài khoản & template ngân hàng

Người thực hiệnKế toán hoặc người quản lý tệp ngân hàng

Không thực hiệnKhông tự chuyển tiền

Màn hình ba bước Tài khoản nguồn, Template Excel và Xuất lệnh với dữ liệu ngân hàng minh họa — Trang này chuẩn bị dữ liệu xuất lệnh; không tự gửi tiền. Tên doanh nghiệp và tài khoản trong ảnh là dữ liệu minh họa.

Ba lớp cấu hình

Mở cấu hình ngân hàng trong Rifena →

Tài khoản nguồn → Mẫu Excel → Thứ tự và nội dung xuất

1. Tài khoản nguồn

Tạo tài khoản mà doanh nghiệp dùng để chuyển lương. Kiểm tra tên ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản và thông tin bổ sung theo biểu mẫu.

Đặt mặc định: Được chọn sẵn khi tạo tệp mới; vẫn phải kiểm tra trước mỗi lần xuất.
Sửa: Cập nhật thông tin sau khi đối chiếu với ngân hàng; không thay tài khoản chỉ để sửa nhãn.
Xoá: Chỉ dùng khi hành động còn khả dụng và tài khoản không cần giữ cho lịch sử hoặc cấu hình xuất.

Danh sách vẫn có thể hiển thị một tài khoản đã Không hoạt động, nhưng phiên bản hiện tại chưa có hành động tạm dừng/kích hoạt riêng trong biểu mẫu tài khoản. Không chọn dòng đó làm nguồn mới; nhờ quản trị viên xác minh trạng thái nguồn nếu cần khôi phục.

Thông tin tài khoản nhạy cảm trên danh sách phải được che bớt. Không chụp hoặc đưa số tài khoản đầy đủ vào tài liệu hỗ trợ.

2. Mẫu Excel

Hiện tại chỉ VCB có mẫu dựng sẵn. Với ngân hàng khác, phải gắn một mẫu tuỳ chỉnh từ tệp .xlsx gốc; nếu chưa có, Rifena sẽ cảnh báo cấu hình xuất chưa đủ.

Quy trình mẫu tuỳ chỉnh:

Chọn Tạo template.
Tải đúng tệp .xlsx gốc, không chuyển sang CSV nếu ngân hàng yêu cầu giữ cấu trúc Excel.
Đưa trang tính chứa mẫu xuất lên vị trí đầu tiên trong workbook. Trình dựng hiện đọc trang tính đầu và chưa cho chuyển sang trang khác; sau đó chọn dòng bắt đầu chứa dữ liệu.
Ánh xạ cột theo dữ liệu Rifena. Bốn ánh xạ bắt buộc là tên người nhận không dấu, tài khoản nhận, số tiền và nội dung chuyển khoản.
Chỉ thêm các trường như mã nhân viên, ngân hàng, chi nhánh hoặc tham chiếu thanh toán khi mẫu ngân hàng thực sự yêu cầu.
Mở Xem trước, kiểm tra tiêu đề, thứ tự cột, định dạng và một số dòng mẫu.
Lưu template và mở lại để xác nhận tệp gốc cùng ánh xạ vẫn còn.

3. Xem trước và dùng khi xuất

Phần xem trước dùng dữ liệu mẫu để kiểm tra cấu trúc, không phải danh sách nhân viên sẽ được trả lương. Khi xuất giao dịch thật, vẫn phải rà đúng kỳ lương, tài khoản nguồn, người nhận, tổng tiền và nội dung.

Khi không thấy hành động

Chỉ quản lý được tài khoản: tài khoản có quyền quản lý nguồn nhưng không có quyền quản lý mẫu xuất.
Chỉ quản lý được template: quyền theo chiều ngược lại.
Không thấy Xem trước: chưa có template được chọn hoặc ánh xạ bắt buộc chưa hoàn tất.
Không sửa được tệp gốc: mở trình chỉnh sửa template hoặc tạo phiên bản phù hợp thay vì thay tệp trong một giao dịch đã xuất.

Kiểm tra trước khi đưa vào vận hành

Tài khoản nguồn đúng, không mang nhãn Không hoạt động
Số tài khoản hiển thị đã được che an toàn
Tệp gốc đúng ngân hàng, đúng định dạng và trang tính cần dùng nằm đầu tiên
Đủ bốn ánh xạ bắt buộc
Xem trước không lệch tiêu đề, dòng bắt đầu hoặc thứ tự cột
Đã thử bằng dữ liệu không nhạy cảm trước lần xuất thật

Xem Vận hành kỳ lương hằng tháng và Sự cố lương, thanh toán.