Chính sách thời gian: đầy đủ màn hình và trạng thái
Thiết lập chính sách theo thứ tự lịch làm việc → ngày lễ → ca và quy tắc → nghỉ phép, rồi chạy thử với một nhóm nhỏ trước khi áp dụng rộng.
Lịch làm việc
Mở tổng quan Chính sách thời gian →
Mỗi mẫu xác định ngày làm, ngày nghỉ và mô tả cách doanh nghiệp tổ chức tuần làm việc.
- Tạo: nhập tên, chọn các ngày làm việc, thêm mô tả và đặt làm mặc định nếu đây là mẫu chung.
- Xem chi tiết / Sửa: kiểm tra tên, lịch tuần, trạng thái mặc định và thời điểm tạo trước khi thay đổi.
- Xoá: chỉ thực hiện khi mẫu không còn được nhân viên sử dụng. Hệ thống có thể chặn khi vẫn còn người được gán.
- Mặc định: chỉ một mẫu nên đóng vai trò mặc định tại một thời điểm; đổi mặc định không tự thay lịch lịch sử của mọi nhân viên.
Ngày lễ
Bạn có hai điểm bắt đầu:
- Sao chép lịch chuẩn — chọn năm, sao chép toàn bộ hoặc chọn các ngày cần dùng, rồi xử lý từng dòng không thể sao chép nếu có.
- Thêm thủ công — dùng cho ngày nghỉ riêng của doanh nghiệp hoặc trường hợp cần tuỳ chỉnh.
Mỗi ngày lễ có thể gồm tên, khoảng ngày, loại, có trả lương hay không, hệ số làm ngày lễ, yêu cầu nghỉ bù và hạn nghỉ bù. Phạm vi có thể áp dụng toàn doanh nghiệp, theo nhóm hoặc loại trừ một số nhân viên.
Sau khi lưu, lọc lại theo đúng năm và trạng thái. Lịch này là điều kiện nguồn cho Vận hành → Chấm công → Cấu hình → Công ngày lễ.
Chính sách ca
Mở thẻ Chính sách ca, sau đó chuyển giữa hai tab.
Tab Chính sách ca
Một chính sách có thể áp dụng toàn doanh nghiệp hoặc theo nhóm và chứa một trong các kiểu ca:
- ca thường;
- ca qua đêm;
- ca gãy với nhiều đoạn làm việc.
Với ca gãy, từng đoạn phải nằm trong cùng ngày của đoạn; không kéo một đoạn qua nửa đêm. Cấu hình hệ số hoặc phụ cấp cố định theo quy định doanh nghiệp, rồi kiểm tra phần xem trước trước khi lưu.
- Đặt mặc định
- Dùng cho ca chung. Ca mặc định mới không tự viết lại toàn bộ lịch đã phân.
- Ngừng áp dụng
- Hệ thống rà các phân ca tương lai bị ảnh hưởng; chọn thay thế toàn bộ hoặc gỡ và phân lại theo cảnh báo.
- Kích hoạt lại
- Chỉ đưa chính sách trở lại danh sách có thể dùng; không tự khôi phục các phân ca đã gỡ.
Màn hình hiện tại không có hành động xoá cứng riêng. Khi không dùng một chính sách nữa, thực hiện Ngừng áp dụng và xử lý các phân ca tương lai trong hộp thoại; chính sách cùng lịch sử cũ vẫn được giữ để truy vết.
Tab Quy tắc ca
Quy tắc ca kiểm soát các xung đột như:
- nhiều ca trong cùng ngày;
- trùng ngày hoặc trùng giờ;
- khoảng nghỉ tối thiểu giữa hai ca;
- số ca tối đa trong ngày hoặc tuần;
- khoảng cho phép chấm sớm hoặc chấm muộn.
Chọn Chặn khi dữ liệu không được phép lưu và Cảnh báo khi người có thẩm quyền vẫn được tiếp tục sau khi đọc ảnh hưởng. Có thể tạo quy tắc riêng, sửa, hoặc Đặt lại mặc định. Hãy ghi lại giá trị trước khi đặt lại vì hành động này thay cấu hình hiện tại bằng cấu hình hệ thống.
Nghỉ phép
Mở thẻ Nghỉ phép. Thanh tab gồm ba phần quản trị riêng biệt.
Loại nghỉ
- Tạo, xem chi tiết, sửa hoặc ngừng một loại nghỉ.
- Cấu hình có lương, chịu thuế, cần duyệt, cần tệp đính kèm, được tính là vắng có phép và có cho chuyển số dư hay không.
- Chọn cách đếm theo ngày lịch hoặc ngày làm việc.
- Cấu hình số ngày mặc định mỗi năm, thời hạn báo trước và số ngày nghỉ liên tiếp tối đa.
- Khi doanh nghiệp chưa có dữ liệu, màn hình có thể cho tạo bộ loại nghỉ tiêu chuẩn của Việt Nam; vẫn phải rà lại chính sách doanh nghiệp trước khi dùng.
Ngừng một loại nghỉ để không nhận yêu cầu mới khi cần giữ lịch sử. Không xoá dữ liệu đã được dùng trong yêu cầu cũ.
Yêu cầu nghỉ
Đây là hàng đợi quản trị, không phải màn hình nhân viên gửi yêu cầu của mình.
- Lọc theo trạng thái, khoảng ngày hoặc nhân viên.
- Mở yêu cầu để kiểm tra loại nghỉ, ngày, nửa ngày, lý do, tệp đính kèm và số ngày hệ thống tính.
- Chỉ Duyệt hoặc Từ chối khi yêu cầu đang Chờ duyệt và thuộc phạm vi của tài khoản.
- Nếu tạo thay cho nhân viên, kiểm tra lại người, loại nghỉ, ngày và lựa chọn nửa ngày trước khi gửi. Biểu mẫu quản trị hiện không có bảng ước tính riêng; sau khi lưu, mở chi tiết để xác nhận số ngày do máy chủ tính.
Các trạng thái thường gặp là Chờ duyệt, Đã duyệt, Đã từ chối và Đã huỷ. Chủ yêu cầu có thể huỷ khi trạng thái cho phép; việc huỷ hợp lệ phải trả lại phần số dư đang giữ.
Số dư nghỉ
Lọc theo năm, nhân viên và loại nghỉ. Mỗi dòng phân biệt phần được cấp, chuyển từ năm trước, điều chỉnh, đã dùng, đang chờ và còn khả dụng.
Khi chọn Điều chỉnh số dư:
- chọn Cộng, Trừ hoặc Điều chỉnh sai lệch;
- nhập số ngày và lý do rõ ràng;
- thêm ngày hết hạn nếu chính sách yêu cầu;
- lưu rồi mở lịch sử để kiểm tra người thực hiện và thay đổi vừa ghi.
Không sửa số dư để né một yêu cầu nghỉ sai. Sửa hoặc huỷ yêu cầu nguồn trước, sau đó chỉ điều chỉnh khi số dư thực tế vẫn cần hiệu chỉnh.
Tăng ca nằm ở đâu?
Không còn màn hình Chính sách OT trong Chính sách thời gian.
- Yêu cầu và bản ghi tăng ca được xử lý tại Vận hành → Chấm công → Bảng công → Đang xem: Tăng ca và các màn hình tự phục vụ/duyệt tương ứng.
- Giới hạn pháp lý về giờ làm và tăng ca được quản lý tại Hệ thống → Cài đặt → Quy định luật lao động.
- Hệ số theo ca hoặc ngày lễ được cấu hình ở chính sách ca/ngày lễ tương ứng; không tạo một “chính sách OT” giả để thay thế.
Khi bị 403 hoặc không thấy tab
Trang tổng quan Chính sách thời gian chỉ cần một quyền xem phù hợp, nhưng từng màn chi tiết có điều kiện riêng. Vì vậy một người có thể thấy thẻ tổng quan nhưng không mở được phần quản trị nghỉ phép. Nhân viên tự phục vụ dùng Cá nhân → Cổng nhân viên → Nghỉ phép; đây không phải lỗi dữ liệu.