Dành cho nhân viên
Rifena giúp bạn tự theo dõi thông tin của mình và gửi yêu cầu đến đúng người xử lý. Hãy bắt đầu từ Cổng nhân viên hoặc Trang chủ cá nhân; các mục bạn nhìn thấy phụ thuộc vào chính sách và quyền mà công ty đã bật.
Đầu ngày: kiểm tra lịch và trạng thái chấm công
- Mở Cổng nhân viên để xem trạng thái bảng công hiện tại, đơn gần đây, số dư phép và lịch ca trong tuần.
- Mở Lịch làm việc nếu cần xác nhận ca hoặc sự kiện trong ngày.
- Nếu công ty dùng chấm công trên Rifena, chọn hành động đang hiển thị như Check-in hoặc Check-out và cung cấp bằng chứng được yêu cầu.
- Chờ thông báo thành công, rồi kiểm tra lại giờ vào hoặc ra vừa được ghi nhận.
Nếu giờ làm, ca hoặc trạng thái không đúng, không tạo nhiều bản ghi để “thử lại”. Hãy ghi lại thời điểm xảy ra sự việc và báo cho HR xử lý trên đúng bản ghi.
Khi cần nghỉ phép hoặc làm thêm giờ
Mở chức năng tương ứng từ Cổng nhân viên và làm theo quy trình nghỉ phép và tăng ca. Trước khi gửi, luôn kiểm tra:
- loại yêu cầu và khoảng thời gian;
- số giờ hoặc số ngày;
- người thay thế, lý do và tệp đính kèm nếu biểu mẫu yêu cầu;
- người đang phụ trách bước duyệt sau khi gửi.
Bạn có thể rút hoặc huỷ yêu cầu khi giao diện còn hiển thị hành động đó. Nếu yêu cầu đã được xử lý hoặc đã ảnh hưởng đến kỳ công, hãy liên hệ HR thay vì tạo một yêu cầu đối nghịch để bù lại.
Khi cần miễn giảm thuế
Nếu công ty cấp quyền, mở Cá nhân → Miễn giảm thuế.
- Kiểm tra các bộ lọc trạng thái để tránh tạo yêu cầu trùng.
- Chọn loại miễn giảm, nhập số người phụ thuộc khi biểu mẫu yêu cầu và nhập số tiền không vượt hạn mức đang hiển thị.
- Gửi yêu cầu rồi mở cột Tài liệu để bổ sung đúng hồ sơ miễn giảm.
- Theo dõi Chờ duyệt, Đã duyệt hoặc Từ chối; khi được duyệt, đọc lại Số tiền duyệt thay vì mặc định bằng số tiền đã yêu cầu.
Xem trình tự đầy đủ tại Yêu cầu miễn giảm thuế.
Khi cần tạm ứng hoặc hoàn chi
Nếu công ty cấp quyền, mở Cá nhân → Tạm ứng của tôi hoặc Hoàn chi của tôi.
- Chọn đúng loại yêu cầu.
- Nhập số tiền, mục đích, ngày phát sinh và thông tin thanh toán cần thiết.
- Với hoàn chi, đính kèm chứng từ rõ ràng trước khi gửi.
- Theo dõi trạng thái; chỉ coi khoản tiền đã hoàn tất khi có xác nhận thanh toán, không chỉ vì yêu cầu đã được duyệt.
Xem chi tiết tại Kiểm soát tạm ứng và hoàn chi.
Hàng tuần: kiểm tra việc đang chờ
- Mở Thông báo và xử lý các mục có hành động rõ ràng.
- Xem Lịch làm việc để phát hiện sớm ca thiếu hoặc trùng.
- Kiểm tra các yêu cầu đang chờ; đọc lý do nếu bị trả lại hoặc từ chối trước khi sửa và gửi lại.
- Với miễn giảm thuế, kiểm tra hồ sơ đã gắn đúng yêu cầu và số tiền duyệt mới nhất.
- Nếu menu có KPI của tôi hoặc Đào tạo của tôi, hoàn thành phần được giao trước hạn hiển thị trên màn hình.
Khi nhận phiếu lương
Mở Cá nhân → Phiếu lương, chọn đúng kỳ và kiểm tra ít nhất:
- số ngày hoặc giờ công được dùng để tính;
- các khoản thu nhập, phụ cấp và khấu trừ;
- số tiền thực nhận và trạng thái chi trả;
- thông tin tài khoản nhận tiền nếu được hiển thị.
Nếu có chênh lệch, gửi câu hỏi kèm tên kỳ lương và khoản cần kiểm tra. Không gửi ảnh toàn bộ phiếu lương vào kênh công khai. Quy trình phía HR và cán bộ lương được mô tả tại Chu trình lương hằng tháng.
Khi cần đổi thông tin tài khoản
Mở Tài khoản và chọn đúng phần:
- Thông tin: xem hoặc cập nhật dữ liệu cá nhân mà công ty cho phép tự sửa.
- Bảo mật: quản lý các phương thức đăng nhập đang được tổ chức hỗ trợ.
- Thông báo: chọn loại thông báo và kênh nhận.
- Tùy chọn: điều chỉnh ngôn ngữ, giao diện và các thiết lập cá nhân khác.
Không chia sẻ mã xác minh, mã khôi phục hoặc phiên đăng nhập. Xem thêm Quyền truy cập và bảo mật.
Kiểm tra trước khi kết thúc việc
- Thao tác có thông báo thành công hoặc trạng thái mới rõ ràng.
- Yêu cầu hiển thị đúng thời gian, số lượng và người phụ trách tiếp theo.
- Bản ghi chấm công hoặc phiếu lương thuộc đúng kỳ.
- Bạn không tạo bản ghi trùng trong lúc chờ hệ thống phản hồi.
Nếu không đạt một trong các điểm trên, mở Khắc phục sự cố và chuẩn bị tên màn hình, thời điểm, trạng thái hiện tại cùng việc bạn vừa thực hiện.