Chu trình lương hằng tháng

Quy trình này bắt đầu khi kỳ chấm công đã ở trạng thái Đã chốt công và kết thúc khi các khoản chi đã hoàn tất, kỳ lương hiển thị Đã thanh toán, và phiếu lương đã được gửi cho nhân viên.

Người lập kỳ: HR hoặc người phụ trách lương.

Người duyệt: người đang được giao bước duyệt trên Rifena; không phải người vừa gửi duyệt.

Người thanh toán: kế toán hoặc người phụ trách chi lương.

Nếu kỳ có Service Charge

Mở Lương → Chính sách → Phí dịch vụ (Service Charge), chọn đúng kỳ phân bổ và kiểm tra tổng điểm, tổng tiền đều cân bằng. Sau đó bấm Chốt kỳ và xác nhận kỳ hiển thị Đã khoá trước khi tạo kỳ lương.

Nếu cần sửa lại, mở menu của kỳ và chọn Mở lại kỳ. Hành động này chỉ dùng được trước khi kỳ được liên kết với bảng lương. Khi kỳ đã liên kết với một kỳ lương Nháp, hãy xóa đúng kỳ lương nháp theo luồng bên dưới rồi quay lại mở kỳ Service Charge; Rifena không tự gỡ liên kết. Nếu kỳ lương đã được duyệt hoặc thanh toán, dừng sửa lịch sử và dùng phương án điều chỉnh đã được phê duyệt.

Năm trạng thái cần theo dõi

Màn hình chi tiết hiển thị tiến trình của kỳ lương. Mỗi trạng thái cho biết việc được phép làm tiếp theo:

Trạng thái	Ý nghĩa	Việc tiếp theo
Nháp	Kỳ vừa được tạo, đang được soát	Kiểm tra số liệu rồi Gửi duyệt
Chờ duyệt	Đang chờ quyết định theo tuyến duyệt	Người duyệt phê duyệt hoặc từ chối
Đã duyệt	Kết quả lương đã được xác nhận	Tạo lệnh thanh toán
Đã tạo lệnh	Đã có lệnh chi, đang xử lý thanh toán	Theo dõi và cập nhật kết quả từng lệnh
Đã thanh toán	Toàn bộ lệnh thuộc kỳ đã hoàn tất	Gửi hoặc kiểm tra phiếu lương

Không dùng trạng thái như một nhãn tham khảo đơn thuần. Trước mỗi thao tác, hãy đối chiếu trạng thái hiện tại để tránh sửa sai giai đoạn.

1. Tạo kỳ lương

Mở Lương → Kỳ lương.
Bấm Tạo kỳ lương.
Tại Chu kỳ đã chốt công, chọn đúng kỳ vừa được bàn giao. Danh sách này chỉ hiển thị các kỳ đủ điều kiện.
Kiểm tra Tên kỳ lương và chọn Ngày trả lương.
Chọn Phạm vi áp dụng:
- Toàn công ty khi mọi nhân viên đủ điều kiện cùng thuộc một kỳ;
- Theo tổ chức khi chỉ chạy cho một đơn vị;
- Tự chọn nhân viên khi cần một danh sách xác định;
- Theo mẫu lương khi phạm vi đã được quản lý theo mẫu.
Nếu giao diện yêu cầu, chọn Mẫu lương hoặc Nhân viên áp dụng tương ứng với phạm vi.
Rà lại chu kỳ, ngày trả lương và số nhân viên, rồi bấm Tạo kỳ lương.
Xác nhận kỳ mới xuất hiện ở trạng thái Nháp.

Nếu không có chu kỳ để chọn, quay lại Hệ thống → Cài đặt → Kỳ lương. Kỳ cần dùng phải được chốt công thành công trước khi xuất hiện trong hộp thoại này.

2. Soát kỳ ở trạng thái Nháp

Mở kỳ vừa tạo và kiểm tra từ tổng quan đến chi tiết:

Đối chiếu Tổng thu nhập, Tổng khấu trừ, Thực lĩnh và số nhân viên với phạm vi dự kiến.
So sánh tổng quỹ lương với kỳ gần nhất có cùng phạm vi. Mọi chênh lệch lớn cần có lý do rõ ràng.
Trong danh sách nhân viên, rà các dòng có cảnh báo, thực lĩnh âm, bằng 0 hoặc cao bất thường.
Mở chi tiết một số nhân viên đại diện: người làm đủ kỳ, người mới vào, người nghỉ giữa kỳ, người có tăng ca, nghỉ phép hoặc miễn giảm thuế đã duyệt.
Đối chiếu từng khoản thu nhập và khấu trừ với hồ sơ đã được xác nhận.

Chỉ gửi duyệt khi: phạm vi nhân viên đúng, tổng số liệu hợp lý và mọi trường hợp bất thường đều đã được giải thích.

3. Sửa sai đúng theo trạng thái

Kỳ đang Nháp và dữ liệu chấm công sai

Từ danh sách kỳ lương, dùng Xóa cho đúng kỳ Nháp cần làm lại.
Mở Hệ thống → Cài đặt → Kỳ lương và chọn Mở lại chấm công.
Sửa dữ liệu tại Vận hành → Chấm công và các màn hình nghỉ phép, tăng ca hoặc công ngày lễ liên quan.
Đối chiếu lại rồi Chốt công.
Tạo một kỳ lương mới từ chu kỳ vừa chốt.

Kỳ đang Chờ duyệt

Người đang giữ bước duyệt mở Nhân sự → Phê duyệt, chọn đúng kỳ và bấm Từ chối. Nhập lý do đủ rõ để người lập biết cần kiểm tra gì. Sau khi từ chối:

yêu cầu duyệt hiển thị là đã từ chối;
kỳ lương trở về Nháp;
người lập xử lý dữ liệu theo nguyên nhân thực tế rồi gửi duyệt lại.

Kỳ đã duyệt, đã tạo lệnh hoặc đã thanh toán

Dừng thao tác sửa dữ liệu nguồn. Không xóa, mở lại kỳ công hoặc tạo kỳ thay thế theo phỏng đoán. Ghi lại tên kỳ, trạng thái, nhân viên hoặc khoản tiền bị ảnh hưởng và chuyển sang Xử lý sự cố kỳ lương và thanh toán.

4. Gửi duyệt

Trong kỳ Nháp, bấm Gửi duyệt.
Xác nhận trạng thái đã chuyển sang Chờ duyệt.
Thông báo cho người đang giữ bước duyệt, kèm những ngoại lệ đã được giải thích trong quá trình soát.

Nếu nút Gửi duyệt chưa dùng được, kiểm tra kỳ đã có dữ liệu nhân viên và việc tính lương đã hoàn tất trên màn hình hay chưa. Không tạo thêm một kỳ trùng để né thông báo.

5. Duyệt kỳ lương

Người duyệt có thể mở công việc từ Nhân sự → Phê duyệt hoặc mở kỳ lương được giao cho mình.

Kiểm tra tên kỳ, phạm vi, tổng thu nhập, tổng khấu trừ, thực lĩnh và số nhân viên.
Đọc các ghi chú hoặc ngoại lệ do người lập kỳ bàn giao.
Nếu số liệu đúng, bấm Duyệt kỳ lương hoặc Phê duyệt theo nút đang hiển thị.
Nếu quy trình có nhiều bước, chờ bước kế tiếp hoàn tất. Kỳ chỉ chuyển sang Đã duyệt sau quyết định cuối cùng.

Người gửi duyệt không được tự phê duyệt kỳ của mình. Nếu nút duyệt không xuất hiện, kiểm tra người đang được giao bước hiện tại thay vì đổi tài khoản hoặc vai trò một cách tuỳ ý.

6. Tạo lệnh thanh toán

Khi kỳ hiển thị Đã duyệt:

Bấm Tạo lệnh thanh toán.
Kiểm tra số nhân viên, tổng tiền lương, phương thức và ngày thanh toán trong hộp thoại.
Bổ sung ghi chú hoặc nội dung tham chiếu nếu quy trình doanh nghiệp yêu cầu.
Xác nhận tạo lệnh.

Nếu kỳ chưa có phiếu lương, Rifena tạo phiếu lương trước rồi mới tạo các lệnh thanh toán. Khi hoàn tất, dùng Quản lý thanh toán để mở danh sách lệnh của kỳ.

7. Xuất tệp ngân hàng

Nếu doanh nghiệp chi lương bằng tệp ngân hàng:

Tại màn hình quản lý thanh toán, bấm Xuất file ngân hàng.
Chọn đúng kỳ, tài khoản nguồn và mẫu xuất cần dùng.
Ở bước Kiểm tra, bấm Kiểm tra và đọc toàn bộ lỗi hoặc cảnh báo.
Chỉ chuyển sang Rà soát khi số tiền và thông tin người nhận đã hợp lệ.
Bấm Tạo file, sau đó sang bước Tải file và bấm Tải xuống.
Đưa tệp lên kênh ngân hàng của doanh nghiệp theo quy trình nội bộ.

Không sửa trực tiếp số tiền trong tệp để làm cho tổng khớp. Nếu bước kiểm tra báo thiếu thông tin người nhận, sai tài khoản nguồn, thiếu mẫu hoặc chênh lệch đối soát, hãy xử lý nguyên nhân trên Rifena rồi tạo lại tệp.

8. Ghi nhận kết quả thanh toán

Sau khi có kết quả từ ngân hàng hoặc quy trình chi trả:

Với lệnh thành công, chọn Xác nhận hoàn tất.
Với lệnh không thực hiện được, chọn Đánh dấu thất bại và ghi nhận lý do.
Sau khi đã xử lý nguyên nhân của lệnh lỗi, dùng Thử xử lý lại nếu thao tác này đang khả dụng.

Theo dõi các trạng thái Chờ xử lý, Đang xử lý, Hoàn tất, Thất bại hoặc Đã huỷ. Kỳ chuyển sang Đã thanh toán khi toàn bộ lệnh cần thiết đã hoàn tất; không tự gán trạng thái này bằng một thao tác thay thế.

9. Phát hành và kiểm tra phiếu lương

Mở phần phiếu lương của kỳ.
Kiểm tra một phiếu mẫu: tên nhân viên, kỳ lương, các khoản thu nhập, khấu trừ và thực lĩnh.
Dùng Gửi email tất cả khi đã sẵn sàng, hoặc gửi từng người nếu cần xử lý theo đợt.
Xác nhận nhân viên có thể xem phiếu lương cá nhân trên Rifena.

Chu trình lương kết thúc khi kỳ ở trạng thái Đã thanh toán, các lệnh lỗi đã được xử lý và phiếu lương đã đến đúng người nhận. Xem riêng yêu cầu miễn giảm thuế và bảo hiểm, báo cáo pháp định để tiếp tục phần tuân thủ.