Trạng thái và việc tiếp theo

Trạng thái là căn cứ để biết bản ghi còn được sửa, đang chờ ai hay đã kết thúc. Trước khi tìm một nút, hãy đọc trạng thái hiện tại và mở đúng người dùng được giao bước tiếp theo.

Vuốt ngang để xem đủ trạng thái, ý nghĩa và việc tiếp theo.

Cách đọc các trạng thái chung

Trạng thái thường gặp	Nghĩa	Việc tiếp theo
Nháp	Đang chuẩn bị, chưa gửi sang bước quyết định	Hoàn thiện, rà lại rồi gửi hoặc phát hành
Chờ duyệt	Đang chờ người được giao ra quyết định	Theo dõi người ở bước hiện tại; không tạo bản trùng
Đã duyệt	Đã được chấp thuận	Thực hiện bước nghiệp vụ tiếp theo; không mặc định tiền đã chi hoặc thay đổi đã có hiệu lực
Từ chối	Không được chấp thuận	Đọc lý do, sửa căn cứ rồi tạo hoặc gửi lại khi quy trình cho phép
Đã hủy	Bản ghi không còn tiếp tục	Tạo yêu cầu mới nếu công việc vẫn cần thực hiện
Hoàn tất	Kết quả cuối của phần việc đã được xác nhận	Đối chiếu đầu ra và chuyển sang bước bàn giao nếu có

Tên chính xác có thể khác theo loại bản ghi. Dùng các bảng dưới đây khi cần xác định hành động cụ thể.

Kỳ chấm công

Trạng thái	Nghĩa	Việc tiếp theo
Đang nhập công	Kỳ còn mở để xử lý lịch, công, nghỉ và tăng ca	Rà sai lệch, xử lý hết yêu cầu rồi Chốt công
Đã chốt công	Dữ liệu đã được bàn giao cho bước tính lương	Tạo kỳ lương; chỉ mở lại khi có sai lệch đã xác minh

Khi mở lại, kỳ lương Nháp hoặc Chờ duyệt liên quan có thể phải tạo lại. Kỳ đã duyệt hoặc thanh toán được bảo vệ khỏi việc sửa ngược dữ liệu công.

Nghỉ phép

Trạng thái	Nghĩa	Việc tiếp theo
Chờ duyệt	Đã gửi, chưa có quyết định	Nhân viên theo dõi hoặc dùng Rút đơn
Đã duyệt	Thời gian nghỉ được chấp thuận	Kiểm tra phản ánh trong đúng kỳ công
Từ chối	Yêu cầu không được chấp thuận	Đọc lý do trước khi tạo yêu cầu mới
Đã hủy	Nhân viên đã rút đơn đang chờ	Xác nhận phần đang giữ chỗ đã được hoàn lại

Tăng ca

Trạng thái	Nghĩa	Việc tiếp theo
Chờ duyệt	Đăng ký chưa có quyết định	Theo dõi hoặc dùng Hủy đơn
Đã duyệt	Thời gian tăng ca đã được chấp thuận	HR rà trong kỳ công; cán bộ lương đối chiếu khi chạy kỳ
Từ chối	Không được chấp thuận	Đọc lý do, thống nhất lại trước khi đăng ký mới
Đã hủy	Đăng ký đang chờ đã được huỷ	Không dùng làm căn cứ chốt công
Đã trả lương	Yêu cầu đã đi qua kỳ lương hoàn tất	Đối chiếu trên phiếu lương khi cần

Sự kiện nhân sự

Trạng thái	Nghĩa	Việc tiếp theo
Nháp	Sự kiện chưa vào bước xử lý tiếp theo	Hoàn thiện hoặc kiểm tra lại
Chờ duyệt	Đang chờ quyết định	Người được giao kiểm tra và duyệt hoặc từ chối
Đã duyệt - chờ ngày hiệu lực	Đã được chấp thuận nhưng ngày áp dụng chưa đến	Chờ ngày hiệu lực; chưa coi hồ sơ đã đổi
Đã áp dụng	Thay đổi đã có hiệu lực trên hồ sơ	Kiểm tra hồ sơ và các phần cần bàn giao
Đã hủy	Sự kiện không còn được áp dụng	Tạo sự kiện mới nếu vẫn cần thay đổi

Kỳ lương

Trạng thái	Nghĩa	Việc tiếp theo
Nháp	Kỳ đã được tạo để rà số liệu	Kiểm tra tổng và chi tiết rồi Gửi duyệt
Chờ duyệt	Đang chờ tuyến duyệt	Người ở bước hiện tại duyệt hoặc từ chối
Đã duyệt	Kết quả lương đã được xác nhận	Tạo lệnh thanh toán
Đã tạo lệnh	Đã có lệnh chi, đang theo dõi kết quả	Xử lý từng lệnh thành công hoặc thất bại
Đã thanh toán	Toàn bộ lệnh cần thiết đã hoàn tất	Phát hành và kiểm tra phiếu lương

Lệnh thanh toán

Trạng thái	Nghĩa	Việc tiếp theo
Chờ xử lý	Lệnh đã có nhưng tiền chưa được xử lý	Thực hiện qua kênh chi trả phù hợp
Đang xử lý	Lệnh đang chờ kết quả	Đối chiếu với ngân hàng hoặc kênh chi trả
Hoàn tất	Khoản tiền được xác nhận đã xử lý thành công	Kiểm tra trạng thái hồ sơ nguồn
Thất bại	Khoản tiền chưa được xử lý thành công	Sửa nguyên nhân và thử lại trên đúng lệnh khi được phép
Đã hủy	Lệnh không còn được dùng	Kiểm tra hồ sơ nguồn và phương án thay thế

Tạm ứng và hoàn chi

Trạng thái / mốc	Nghĩa	Việc tiếp theo
Chờ duyệt	Hồ sơ đang chờ quyết định	Người được giao duyệt hoặc từ chối
Đã duyệt	Nghiệp vụ được chấp thuận, tiền chưa chắc đã chi	Tạo và xử lý lệnh thanh toán
Đã chi / Đã chi trả	Kết quả chi tiền đã được xác nhận	Với tạm ứng, tiếp tục thu hồi hoặc quyết toán nếu cơ chế yêu cầu
Đã tất toán	Nghĩa vụ của tạm ứng đã được xử lý hết	Đối chiếu số còn lại bằng 0 và đóng hồ sơ

Yêu cầu miễn giảm thuế

Trạng thái	Nghĩa	Việc tiếp theo
Chờ duyệt	Yêu cầu đã gửi và chưa có quyết định	Nhân viên bổ sung hồ sơ khi cần; người được giao rà số tiền và chứng từ
Đã duyệt	Người có thẩm quyền đã chấp thuận một số tiền miễn giảm	Nhân viên kiểm tra Số tiền duyệt; người phụ trách lương đối chiếu khi tính thuế
Từ chối	Yêu cầu không được chấp thuận	Đọc lý do, sửa căn cứ rồi tạo yêu cầu mới khi phù hợp

Chỉ trạng thái Chờ duyệt có hành động Duyệt hoặc Từ chối. Một yêu cầu có thể chuyển thẳng sang Đã duyệt khi doanh nghiệp cấu hình tự động duyệt.

Bảo hiểm và báo cáo pháp định

Trạng thái / nhóm	Nghĩa	Việc tiếp theo
Sẵn sàng tạo	Dòng bảo hiểm đủ điều kiện ghi sổ	Soát số tiền rồi lưu vào sổ đóng
Đã ghi sổ	Đã có bản ghi cho kỳ	Mở Lịch sử thanh toán; không tạo lại
Chờ thanh toán	Nghĩa vụ đã ghi nhưng chưa xác nhận nộp	Thực hiện nộp ngoài Rifena và ghi nhận kết quả
Đã thanh toán	Người dùng đã ghi nhận khoản thực sự đã nộp	Đối soát với phần đã trừ qua lương
Đã tạo	Báo cáo có tệp để rà hoặc tải	Kiểm tra nội dung, nộp ngoài Rifena khi đủ điều kiện
Đã nộp	Mã hồ sơ bên ngoài đã được lưu	Theo dõi cổng; khi có kết quả, dùng Cổng đã tiếp nhận hoặc Cổng từ chối
Đã tiếp nhận	Người dùng đã đối chiếu và ghi nhận cổng tiếp nhận hồ sơ	Lưu biên nhận; lập bản điều chỉnh nếu về sau cần một tờ khai nối tiếp
Bị từ chối	Người dùng đã đối chiếu và ghi nhận cổng từ chối hồ sơ	Đọc lý do bên ngoài rồi dùng Tạo bản điều chỉnh khi cần
Đã hủy	Tờ khai không còn hoạt động; bản ghi và tệp vẫn được giữ	Không tiếp tục trên bản này; mở đúng bản đang hoạt động hoặc tạo mới theo căn cứ
Đã thay thế	Có bản điều chỉnh hoặc bản tạo lại mới hơn trong cùng chuỗi	Mở bản nối tiếp để tiếp tục; không sửa ngược bản cũ

Chỉ báo cáo Đã nộp mới ghi được kết quả cổng. Không thể đổi trực tiếp Đã tiếp nhận thành Bị từ chối hoặc ngược lại. Tạo bản điều chỉnh áp dụng cho báo cáo Đã nộp, Đã tiếp nhận hoặc Bị từ chối; Hủy tờ khai không còn xuất hiện khi báo cáo đã Đã hủy hoặc Đã thay thế.

Nếu trạng thái không chuyển sau hành động, đừng bấm lặp. Mở Hỗ trợ theo triệu chứng và chọn đúng loại bản ghi.