Quy trình phê duyệt: thư viện và trình dựng
Một quy trình chỉ nên được kích hoạt khi mọi bước xác định được người duyệt phù hợp, điều kiện không mâu thuẫn và cách xử lý quá hạn đã rõ.
Bố cục màn hình
Mở Quy trình phê duyệt trong Rifena →
- Thư viện: tìm, lọc, chọn hoặc tạo một định nghĩa.
- Canvas: nhìn tuyến từ nguồn yêu cầu qua từng bước đến kết quả.
- Trình chỉnh sửa: sửa thông tin, điều kiện, trạng thái và cách dự phòng.
- Bước duyệt: cấu hình người duyệt, chế độ quyết định, điều kiện bỏ qua, hạn xử lý, chuyển việc quá hạn hoặc uỷ quyền.
- Tóm tắt sẵn sàng: chỉ ra mục còn thiếu trước khi kích hoạt.
Khi chưa có định nghĩa, trang hiển thị trạng thái trống và hành động tạo mới. Đây không phải lỗi tải nếu không có cảnh báo; bắt đầu bằng một quy trình cần dùng thật thay vì tạo hàng loạt định nghĩa trống.
Tạo một quy trình
- Chọn Tạo quy trình.
- Nhập tên, chọn nguồn nghiệp vụ và đặt mức ưu tiên. Nguồn hiện có gồm nghỉ phép, tăng ca, kỳ lương, thanh toán, đổi ca, miễn giảm thuế, điều chỉnh thành phần lương, sự kiện nhân sự, tạm ứng, đề nghị chi và điểm KPI.
- Cấu hình điều kiện áp dụng nếu quy trình chỉ dùng cho một phạm vi hoặc giá trị nhất định.
- Thêm ít nhất một bước duyệt.
- Chọn loại người duyệt và giá trị tương ứng.
- Cấu hình chế độ duyệt, điều kiện bỏ qua, hạn xử lý, hành động quá hạn và uỷ quyền khi thực sự cần.
- Xem lại canvas và tóm tắt sẵn sàng.
- Chọn Lưu bản nháp; bản ghi được giữ ở trạng thái Không hoạt động. Chỉ bật Kích hoạt sau khi hết lỗi chặn.
Quản lý các bước
- Thêm bước
- Nối một quyết định mới vào cuối tuyến hiện tại; người duyệt phải xác định được ở thời điểm chạy.
- Sửa bước
- Thay nguồn người duyệt, chế độ, điều kiện hoặc cách xử lý quá hạn.
- Di chuyển lên/xuống
- Chỉ đổi thứ tự khi định nghĩa đang Không hoạt động; nếu tuyến cần sắp lại, tắt định nghĩa rồi chỉnh bản lưu không hoạt động.
- Xoá bước
- Loại bước khỏi bản định nghĩa; không xoá lịch sử các yêu cầu đã hoàn tất.
- Uỷ quyền
- Cho người hợp lệ thay hoặc hỗ trợ bước hiện tại theo cấu hình; người nhận vẫn phải có đúng quyền và phạm vi.
Trạng thái và khả năng lưu
- Không hoạt động: là bản lưu có thể tiếp tục chỉnh sửa và sắp lại bước; không nhận yêu cầu mới.
- Hoạt động: chỉ hợp lệ khi có bước duyệt và mọi điều kiện bắt buộc đã đủ.
Một bản lưu không hoạt động không có nghĩa quy trình đã áp dụng. Luôn kiểm tra nhãn Hoạt động và chạy thử bằng một yêu cầu đại diện.
Người duyệt và phương án dự phòng
Tại thời điểm gửi/duyệt, mỗi người nhận phải còn hoạt động và có đúng quyền của nghiệp vụ cùng phạm vi dữ liệu. Với nghiệp vụ có quyết định miền riêng, Rifena dùng phương án dự phòng an toàn và không cho bật tự duyệt khi không khớp. Chỉ những nguồn khác mới có lựa chọn tự duyệt nếu không có quy trình phù hợp; hãy bật lựa chọn đó như một quyết định nghiệp vụ có chủ đích, không dùng để che lỗi phân quyền.
Đặc biệt với lương và KPI, không coi “không tìm thấy người duyệt” là lý do tự duyệt. Sửa vai trò, phạm vi hoặc định nghĩa trước khi gửi lại.
Kiểm tra sau khi kích hoạt
- Dùng một tài khoản người gửi đại diện tạo yêu cầu đúng điều kiện.
- Xác nhận yêu cầu tới đúng người ở bước đầu.
- Kiểm tra một nhánh duyệt và một nhánh từ chối.
- Với điều kiện, thử cả trường hợp khớp và không khớp.
- Kiểm tra kết quả nghiệp vụ chỉ được áp dụng sau quyết định hợp lệ.
- Dọn dữ liệu thử theo quy trình của phân hệ.
Khi không thấy quy trình hoặc hành động
- Không thấy trang: tài khoản thiếu quyền quản lý quy trình.
- Thư viện trống: chưa có định nghĩa; dùng hành động tạo mới.
- Không bật được Kích hoạt: đọc tóm tắt sẵn sàng và sửa bước/điều kiện đang thiếu.
- Không đổi thứ tự: định nghĩa đang Hoạt động; chuyển về Không hoạt động, lưu rồi sắp lại. Rà riêng các yêu cầu đang chờ trước khi thay đổi tuyến.
Xem Thiết lập phê duyệt và phân quyền và Hộp phê duyệt theo vai trò quản lý.