Dành cho cán bộ lương và tài chính

Công việc lương và tài chính trên Rifena cần một chuỗi bàn giao có kiểm soát: nhận dữ liệu đã chốt → kiểm tra kết quả → phê duyệt độc lập → thanh toán → đối soát. Hãy dùng trang này như danh sách điều hành; số liệu và trạng thái trên màn hình mới là căn cứ cho từng kỳ cụ thể.

Mỗi ngày: xử lý hàng đợi tài chính

Mở Lương để xem kỳ, thanh toán hoặc ngoại lệ đang cần hành động.
Mở Chi tiêu nhân viên để theo dõi tạm ứng, hoàn chi, hạn mức và khoản chờ thanh toán.
Mở Phê duyệt nếu bạn được giao một bước quyết định; đọc bản ghi nguồn trước khi duyệt.
Với khoản đã duyệt nhưng chưa chi, kiểm tra bước thanh toán thay vì yêu cầu người dùng gửi lại.

Xem Kiểm soát tạm ứng và hoàn chi để phân biệt rõ trạng thái yêu cầu với trạng thái tiền đã thực sự được chi.

Mỗi kỳ: chạy lương theo sáu điểm kiểm soát

1. Nhận bàn giao từ HR

Xác nhận đúng kỳ, đúng doanh nghiệp, phạm vi nhân viên và trạng thái chốt công. Đọc danh sách ngoại lệ được bàn giao, đặc biệt là thay đổi hợp đồng, lương, nghỉ không lương, tăng ca và điều chỉnh có hiệu lực trong kỳ.

2. Tạo hoặc mở đúng kỳ lương

Kiểm tra ngày bắt đầu, ngày kết thúc, ngày trả và nhóm nhân viên trước khi tính. Nếu kỳ đã tồn tại, mở lại kỳ đó; không tạo kỳ trùng để thử một kết quả khác.

3. Rà kết quả trước khi gửi duyệt

Kiểm tra tổng quỹ lương và các ngoại lệ, sau đó chọn mẫu nhân viên đại diện để đối chiếu:

ngày công, giờ công và tăng ca;
mức lương và thành phần thu nhập có hiệu lực;
phụ cấp, thưởng, khấu trừ và số tiền thực nhận;
biến động bất thường so với kỳ trước.

Nếu sai từ dữ liệu nguồn, quay lại đúng nơi sở hữu dữ liệu. Nếu sai từ cấu hình tính, kiểm tra nền tảng lương hoặc mẫu tính trước khi chạy lại.

4. Gửi người có thẩm quyền phê duyệt

Người chuẩn bị kỳ nên tách biệt với người phê duyệt khi quy trình của công ty yêu cầu. Sau khi gửi, kiểm tra người đang phụ trách và chỉ chuyển sang thanh toán khi kỳ hiển thị trạng thái đủ điều kiện.

5. Tạo và thực hiện thanh toán

Kiểm tra người nhận, tài khoản, số tiền, tổng lệnh và ngày thanh toán. Nếu xuất tệp ngân hàng, đối chiếu tổng tiền trong tệp với tổng lệnh trước khi tải lên cổng ngân hàng. Chỉ xác nhận hoàn tất sau khi có kết quả thực tế từ ngân hàng hoặc kênh chi trả.

6. Phát hành phiếu lương và đối soát

Xác minh phạm vi người nhận trước khi phát hành. Sau thanh toán, đối chiếu lệnh thành công, thất bại hoặc bị trả lại; xử lý ngoại lệ trên đúng lệnh thay vì sửa số liệu của kỳ đã duyệt.

Toàn bộ đường đi và điểm bàn giao được mô tả tại Chu trình lương hằng tháng.

Miễn giảm thuế, bảo hiểm và báo cáo pháp định

Với miễn giảm thuế, chọn đúng nhân viên, chỉ quyết định yêu cầu Chờ duyệt, rà loại, số người phụ thuộc, số tiền và hồ sơ trước khi nhập Số tiền duyệt hoặc Lý do từ chối. Trong khu vực bảo hiểm, tách riêng ba việc: ghi nhận nghĩa vụ, lưu lịch sử thanh toán và đối soát chênh lệch. Với báo cáo pháp định, chọn đúng loại báo cáo mà màn hình hiện đang hỗ trợ, kiểm tra kỳ và dữ liệu nguồn, rồi xác minh tệp đầu ra trước khi nộp qua hệ thống bên ngoài.

Không giả định rằng yêu cầu đã duyệt tự động áp dụng đúng vào mọi kỳ lương, mọi biểu mẫu pháp lý đều được tạo tự động hoặc một tệp đã tải xuống đồng nghĩa đã nộp thành công. Xem hai quy trình hiện tại tại Yêu cầu miễn giảm thuế và Bảo hiểm và báo cáo pháp định.

Khi thay đổi cấu hình ảnh hưởng đến tiền

Dùng Nền tảng lương hoặc Trình dựng bảng lương để quản lý cấu hình tính; kiểm tra bản xem trước và ngày hiệu lực trước khi áp dụng.
Với chính sách chi tiêu, xác định rõ ngân sách, hạn mức, loại tạm ứng hoặc hoàn chi và luồng duyệt.
Với tệp ngân hàng và thông tin tài khoản, giới hạn quyền truy cập và tránh chia sẻ qua kênh không được phê duyệt.
Không thay đổi cấu hình giữa kỳ nếu chưa đánh giá tác động đến kết quả đã tính.

Tham khảo Nền tảng lương và KPI và thưởng hiệu suất.

Kiểm tra trước khi đóng kỳ

Kỳ công đã chốt và ngoại lệ đã được giải trình.
Kết quả lương đã được rà bằng tổng số và mẫu chi tiết.
Người phê duyệt phù hợp đã quyết định trên đúng kỳ.
Tổng lệnh thanh toán khớp với kết quả được duyệt.
Phiếu lương chỉ đến đúng người nhận.
Lệnh thất bại, bảo hiểm và báo cáo còn mở có người phụ trách tiếp theo.

Nếu số liệu, trạng thái hoặc phạm vi người nhận không rõ ràng, dừng bước kế tiếp và làm theo Khắc phục sự cố.