Tiếp nhận nhân viên mới

Quy trình này bắt đầu khi doanh nghiệp đã thống nhất thông tin tuyển dụng và kết thúc khi nhân viên có hồ sơ đúng, nhận được lời mời kích hoạt tài khoản, có danh sách việc cần làm và sẵn sàng xem lịch ca, chấm công.

Người thực hiện chính: HR.

Người phối hợp: quản lý trực tiếp, người phụ trách hợp đồng, bảo hiểm, chấm công và chính nhân viên mới.

Chuẩn bị trước

Hãy có sẵn họ tên, email, ngày vào làm, trạng thái khi vào làm, chức danh, phòng ban chính, thông tin hợp đồng và các gói bảo hiểm thực sự áp dụng. Nếu chức danh, phòng ban hoặc chính sách cần dùng chưa có, hoàn thiện phần thiết lập hệ thống trước.

Các điểm bàn giao

Bước	Người chịu trách nhiệm	Kết quả cần thấy
Tạo hồ sơ	HR	Nhân viên xuất hiện trong danh sách với đúng trạng thái
Hợp đồng và bảo hiểm	HR / người phụ trách	Hồ sơ có hợp đồng và gói bảo hiểm phù hợp
Tài khoản	HR → nhân viên	Rifena báo đã gửi lời mời; nhân viên kích hoạt được tài khoản
Việc nhận việc	HR → quản lý	Danh sách việc cần làm có người theo dõi và được đánh dấu tiến độ
Chấm công	HR / người xếp ca → nhân viên	Nhân viên thấy lịch ca và mở được màn hình chấm công

1. Chọn cách tạo hồ sơ

Mở Nhân sự → Nhân viên. Nút tạo có hai lựa chọn:

• Tuyển nhanh phù hợp khi cần tạo trước hồ sơ cơ bản và hợp đồng nháp, sau đó mở hồ sơ để bổ sung.
• Tạo chi tiết đi lần lượt qua Thông tin cá nhân → Hợp đồng → Bảo hiểm.

Với quy trình tiếp nhận đầy đủ, nên bấm mũi tên cạnh Tuyển nhanh và chọn Tạo chi tiết. Cách này giúp HR kiểm tra toàn bộ dữ liệu đầu vào trước khi bàn giao cho các bộ phận tiếp theo.

2. Hoàn thiện Thông tin cá nhân

Tại bước Thông tin cá nhân:

1. Nhập Họ Đệm, Tên và Email. Kiểm tra kỹ email vì đây là địa chỉ nhận lời mời kích hoạt tài khoản.
2. Chọn Loại nhân viên và điền các thông tin nhận diện, liên hệ cần thiết.
3. Tại Trạng thái khi vào làm, chọn Chính thức hoặc Thử việc.
4. Chọn Chức danh và Phòng ban chính.
5. Bổ sung mã nhân viên, thông tin thuế, tài khoản ngân hàng và thân nhân khi đã có dữ liệu đã xác minh.
6. Rà lại toàn bộ trường có dấu *, rồi bấm Tiếp tục.

Khi bước này được lưu, hồ sơ nhân viên đã được tạo. Trạng thái khi vào làm bị khóa và các bước sau có thể tiếp tục trên cùng hồ sơ.

Chọn đúng trạng thái trước khi tiếp tục

Không thể chuyển một hồ sơ đã tạo sang Thử việc bằng cách quay lại sửa trường này. Nếu nhân viên bắt đầu ở giai đoạn thử việc, hãy chọn Thử việc trước lần lưu đầu tiên.

Nếu ngày bắt đầu hợp đồng ở tương lai, nhân viên xuất hiện trong nhóm Sắp nhận việc cho tới mốc đó. Đây là kết quả bình thường, không phải hồ sơ bị mất khỏi danh sách.

3. Thêm hợp đồng

Tại bước Hợp đồng:

1. Bấm Thêm hợp đồng.
2. Điền tên hợp đồng, loại hợp đồng và loại hợp đồng pháp lý.
3. Nhập Ngày bắt đầu; nhập ngày kết thúc khi hợp đồng có thời hạn.
4. Điền hình thức trả lương, tần suất trả lương, lương cơ bản, phụ cấp và số giờ làm việc mỗi tuần theo văn bản đã thống nhất.
5. Tải lên tài liệu hợp đồng phù hợp.
6. Bấm Lưu hợp đồng.
7. Kiểm tra hợp đồng xuất hiện trong danh sách với đúng khoảng thời gian và trạng thái.

Không rời bước này khi một hợp đồng vẫn đang ở chế độ chỉnh sửa. Nếu Rifena yêu cầu Lưu hợp đồng hoặc Hủy, xử lý dứt điểm rồi mới bấm Tiếp tục.

Kiểm tra căn cứ tính lương

Trước khi bàn giao, đối chiếu lại lương cơ bản, phụ cấp, hình thức trả lương và ngày hiệu lực. Đây là những thông tin người phụ trách lương sẽ dùng khi soát kỳ lương đầu tiên của nhân viên.

4. Chọn bảo hiểm áp dụng

Tại bước Bảo hiểm:

1. Dùng bộ lọc Tất cả, Bắt buộc hoặc Thương mại để tìm đúng gói.
2. Chọn từng gói thực sự áp dụng cho nhân viên.
3. Kiểm tra phần Công ty đóng và NV đóng.
4. Tại Lương làm căn cứ đóng, để trống nếu doanh nghiệp dùng lương của hợp đồng đang hiệu lực; chỉ nhập mức riêng khi hồ sơ đã có căn cứ khác.
5. Bấm Hoàn tất và chờ thông báo lưu thành công.

Rifena không tự gán mọi gói bảo hiểm cho nhân viên. Nếu danh sách trống, quay lại thiết lập bảo hiểm trước; không chọn một gói gần giống chỉ để hoàn thành biểu mẫu.

Sau Hoàn tất, Rifena mở hồ sơ đã tạo. Kiểm tra nhanh các thẻ Thông tin cá nhân, Tổ chức, Hợp đồng và Tài khoản trước khi bàn giao.

5. Gửi lời mời kích hoạt tài khoản

Trong hồ sơ nhân viên:

1. Mở thẻ Tài khoản.
2. Nếu màn hình hiển thị Chưa có tài khoản, bấm Gửi liên kết kích hoạt.
3. Kiểm tra đúng tên nhân viên trong hộp thoại và xác nhận gửi.
4. Chờ thông báo: lời mời đã được gửi và nhân viên cần mở liên kết trong email để đặt mật khẩu.
5. Kiểm tra thẻ chuyển sang Đang chờ nhân viên thiết lập tài khoản và đọc ngày giờ Hết hạn.

Bàn giao cho nhân viên:

1. Mở email mời từ Rifena.
2. Bấm liên kết kích hoạt và hoàn tất bước đặt mật khẩu trên trang được mở. Mật khẩu cần ít nhất 12 ký tự, gồm chữ hoa, chữ thường và số.
3. Đăng nhập lại Rifena.
4. Xác nhận nhìn thấy Cổng nhân viên, Lịch ca, Chấm công và các mục cá nhân được doanh nghiệp cấp quyền sử dụng.

Mỗi liên kết có thời hạn 7 ngày. Nếu email thất lạc hoặc liên kết đã hết hạn, bấm Gửi lại liên kết; Rifena vô hiệu hoá mọi liên kết cũ chưa dùng và bắt đầu một thời hạn 7 ngày mới. Nếu nhân viên không còn được phép kích hoạt, bấm Thu hồi liên kết và xác nhận để dừng mọi liên kết chưa dùng.

Nếu HR thấy thông báo gửi thành công nhưng nhân viên vẫn không kích hoạt được, kiểm tra lại địa chỉ, trạng thái lời mời và hạn đang hiển thị rồi xem Xử lý sự cố truy cập và thông báo.

6. Tạo danh sách việc cần làm khi nhận việc

Mở Nhân sự → Vòng đời, tìm và chọn nhân viên mới. Trong khung chi tiết:

1. Tìm mục Việc cần làm khi nhận việc.
2. Nhập tên công việc vào ô Thêm việc onboarding… và bấm nút thêm.
3. Tạo các việc có thể kiểm chứng, ví dụ: bàn giao thiết bị, giới thiệu quản lý, xác nhận nội quy, hoàn tất hồ sơ còn thiếu.
4. Khi một việc hoàn tất, đánh dấu ô bên cạnh và kiểm tra tiến độ Đã xong …/… được cập nhật.

Danh sách này là điểm bàn giao giữa HR và quản lý trực tiếp. Không đánh dấu hoàn tất thay cho người chịu trách nhiệm khi chưa có kết quả thực tế.

7. Kiểm tra sẵn sàng chấm công

Trước ngày làm việc đầu tiên:

1. HR hoặc người phụ trách ca mở Vận hành → Chấm công → Lịch & Ca, giữ chế độ Phân ca.
2. Chọn nhân viên, ca, lịch làm việc và khoảng ngày áp dụng.
3. Lưu phân ca và kiểm tra nhân viên xuất hiện đúng ngày trên lịch.
4. Nhờ nhân viên mở Cổng nhân viên → Lịch ca để xác nhận lịch.
5. Nhờ nhân viên mở Cổng nhân viên → Chấm công và kiểm tra màn hình sẵn sàng cho ca đầu tiên. Không cần tạo một lần chấm công thử sai thời điểm.

Hoàn tất quy trình khi: hồ sơ đúng, hợp đồng và bảo hiểm đã được rà, tài khoản đã kích hoạt, danh sách việc nhận việc đang được theo dõi và nhân viên nhìn thấy lịch ca đầu tiên.

Danh sách kiểm tra bàn giao

• Email và trạng thái khi vào làm đúng
• Chức danh và phòng ban chính đúng
• Hợp đồng có ngày hiệu lực và căn cứ lương đúng
• Chỉ các gói bảo hiểm thực sự áp dụng được chọn
• Lời mời kích hoạt có hạn hợp lệ và nhân viên đăng nhập được bằng liên kết mới nhất
• Việc cần làm khi nhận việc đã được tạo và có người theo dõi
• Nhân viên nhìn thấy lịch ca và màn hình chấm công

Xem tiếp

• Vận hành chấm công hằng tháng
• Quản trị theo phòng ban
• Thăng tiến và điều chuyển nhân sự
• Tra cứu sự kiện nhân sự