Vai trò, phạm vi dữ liệu và phê duyệt
Kết thúc bước này, mỗi người thử nghiệm nhìn thấy đúng phạm vi dữ liệu và một yêu cầu mẫu đi tới đúng người duyệt.
Trước khi bắt đầu
Người thực hiện: quản trị viên doanh nghiệp. Người phụ trách từng nghiệp vụ phải tham gia kiểm tra kết quả.
Cây tổ chức và vị trí cần được tạo trước. Chuẩn bị danh sách ai làm gì, dữ liệu họ cần xem và người thay thế khi người duyệt vắng mặt.
Chọn hoặc tạo vai trò
Đường dẫn: Hệ thống → Cài đặt → Vai trò & Quyền.
- Mở một vai trò hệ thống phù hợp trước khi tạo vai trò mới.
- Nếu cần vai trò riêng, chọn Tạo vai trò.
- Nhập Tên vai trò, chọn các nhóm quyền theo công việc thực tế và đặt trạng thái Hoạt động.
- Chọn Lưu và chờ trạng thái Đã lưu.
Vai trò trả lời câu hỏi “người này được làm gì”. Phạm vi dữ liệu trả lời câu hỏi “người này được làm việc đó với dữ liệu của ai”.
Gán vai trò và phạm vi
Từ vai trò đã chọn, dùng Cấp vai trò này… hoặc mở khu vực phân quyền:
- Chọn người, vị trí hoặc nhóm cần cấp.
- Chọn Vai trò.
- Chọn đúng Phạm vi:
- Toàn tổ chức — dữ liệu của toàn doanh nghiệp;
- Theo nhóm — chỉ các nhóm đã chọn, có thể gồm nhóm con;
- Chỉ cá nhân — dữ liệu của chính người được cấp.
- Nếu chọn Theo nhóm, chọn các nhóm cụ thể và kiểm tra lựa chọn nhóm con.
- Lưu, rồi kiểm tra phân quyền vừa tạo xuất hiện trong danh sách.
Chỉ dùng Toàn tổ chức khi công việc thực sự cần. Với trưởng bộ phận hoặc HR phụ trách một nhánh, ưu tiên Theo nhóm.
Kiểm tra quyền trước khi thiết lập phê duyệt
Nhờ một người thử nghiệm đăng nhập lại và kiểm tra:
- thanh điều hướng chỉ hiện các mục cần dùng;
- danh sách chỉ có người hoặc nhóm thuộc phạm vi được giao;
- họ mở được màn hình nghiệp vụ cần xử lý;
- họ không nhìn thấy dữ liệu ngoài trách nhiệm.
Nếu kết quả sai, sửa phân quyền trước khi tạo quy trình phê duyệt.
Tạo quy trình phê duyệt
Đường dẫn: Hệ thống → Cài đặt → Quy trình phê duyệt.
- Chọn Tạo mới.
- Đặt tên dễ nhận biết, chọn đúng nguồn nghiệp vụ và mức ưu tiên.
- Thêm điều kiện nếu doanh nghiệp có nhiều quy trình cho cùng một loại yêu cầu.
- Thêm các bước theo thứ tự; chọn người duyệt theo người, vai trò, vị trí hoặc quản lý mà giao diện hỗ trợ cho loại yêu cầu đó.
- Đặt thời hạn xử lý và cách chuyển tiếp khi doanh nghiệp có quy định cụ thể.
- Chọn Lưu thay đổi.
- Đọc khu vực kiểm tra sẵn sàng, xử lý bước thiếu người duyệt hoặc người duyệt chưa đủ quyền.
- Bật Kích hoạt.
Điều khiển đổi thứ tự chỉ hoạt động khi định nghĩa Không hoạt động. Trước khi tắt và sắp lại, rà các yêu cầu đang chờ để quyết định giữ tuyến cũ cho chúng hay tạo một định nghĩa mới cho yêu cầu tương lai.
Chạy một yêu cầu mẫu
- Dùng tài khoản nhân viên thử để tạo một yêu cầu thuộc loại vừa cấu hình.
- Kiểm tra yêu cầu chuyển sang trạng thái chờ xử lý.
- Dùng tài khoản người duyệt dự kiến, mở Nhân sự → Phê duyệt.
- Xác nhận yêu cầu xuất hiện, đọc thông tin và thực hiện phê duyệt thử.
- Quay lại tài khoản người gửi và kiểm tra trạng thái cuối.
Nếu yêu cầu không tới đúng người, kiểm tra trạng thái Kích hoạt, điều kiện, thứ tự bước, vai trò và phạm vi của người duyệt. Không gửi nhiều yêu cầu giống nhau khi chưa thay đổi một điều kiện cụ thể.
Nếu người dùng không thấy yêu cầu, màn hình hoặc hành động đúng phạm vi, xem Sự cố truy cập và thông báo.