Tạm ứng, hoàn chi và ngân sách
Rifena tách chi tiêu nhân viên thành hai hành trình:
- Tạm ứng: công ty cấp tiền trước; sau đó khoản tiền được thu hồi qua lương, quyết toán theo chi phí thực tế hoặc ghi nhận là khoản chi.
- Hoàn chi: nhân viên đã dùng tiền cá nhân để chi cho công việc và đề nghị công ty hoàn lại.
Hai hành trình có biểu mẫu, trạng thái và bước kết thúc khác nhau. Không tạo một đề nghị hoàn chi để thay cho quyết toán tạm ứng, và không tạo tạm ứng khi tiền đã được nhân viên chi.
Người gửi đề nghị: nhân viên hoặc người được phép tạo thay.
Người duyệt: người đang được giao bước duyệt; không phải người thụ hưởng, người yêu cầu hoặc người tạo hồ sơ đó.
Người xử lý tiền: kế toán hoặc người phụ trách thanh toán.
Chọn đúng hành trình
| Tình huống | Hành trình | Kết quả cuối |
|---|---|---|
| Công ty cấp tiền trước và thu dần qua lương | Tạm ứng — Thu hồi qua lương | Đã tất toán khi thu hồi đủ |
| Công ty cấp tiền trước cho chuyến đi hoặc khoản chi cần chứng từ | Tạm ứng — Tạm ứng & quyết toán | Chênh lệch đã được thu hoặc chi, hồ sơ Đã tất toán |
| Công ty chi một khoản không cần thu hồi hoặc quyết toán hóa đơn | Tạm ứng — Ghi nhận chi | Khoản chi được xác nhận và đóng |
| Nhân viên đã chi tiền cá nhân | Hoàn chi | Đã chi trả sau khi tiền được xử lý và xác nhận |
Chuẩn bị trước khi nhận đề nghị
Người quản trị chi tiêu mở Lương → Chi tiêu nhân viên và kiểm tra ba phần sau.
Loại tạm ứng
Tại Cấu hình loại tạm ứng, bấm Thêm loại tạm ứng rồi khai:
- tên và mã dễ nhận biết;
- một trong ba Cơ chế tất toán;
- Hạn mức tối đa nếu có;
- Bắt buộc hóa đơn với loại cần quyết toán chứng từ;
- Số kỳ thu hồi mặc định với loại thu hồi qua lương;
- trạng thái Đang dùng.
Mỗi loại chỉ có một cơ chế tất toán. Nếu chọn sai cơ chế, sửa loại trước khi nhân viên tạo đề nghị; không cố xử lý một hồ sơ theo chu trình khác với chu trình đang hiển thị.
Hạn mức chi tiêu
Tại Hạn mức chi tiêu, người có quyền chỉnh sửa có thể đặt:
- Trần một đề nghị hoàn chi;
- Bắt buộc hóa đơn từ;
- Ngưỡng cảnh báo ngân sách.
Bấm Lưu và đọc phần xem trước để xác nhận ngưỡng đang áp dụng. Để trống một ô nghĩa là gỡ hạn mức tương ứng; ngưỡng cảnh báo để trống dùng giá trị mặc định đang ghi trên màn hình.
Ngân sách
Tại Ngân sách, bấm Tạo ngân sách khi cần theo dõi chi tiêu theo kế hoạch. Nhập tên, khoảng thời gian, tổng ngân sách và người phụ trách; sau đó thêm các Dòng ngân sách. Khi tạo đề nghị, nhân viên có thể gắn từng khoản chi với một dòng đang mở.
Ngân sách giúp đối chiếu Đã lập kế hoạch, Thực chi và Còn lại. Cảnh báo Sắp chạm hạn mức hoặc Vượt ngân sách là tín hiệu để người phụ trách rà soát; cảnh báo không tự duyệt, từ chối hay thay đổi một đề nghị.
Tạm ứng: từ đề nghị đến tất toán
1. Nhân viên tạo đề nghị
Mở Tạm ứng của tôi và bấm Tạo tạm ứng.
- Chọn Loại tạm ứng.
- Nhập Số tiền, Tiêu đề và Lý do.
- Nếu loại dùng Thu hồi qua lương, nhập Số kỳ thu hồi.
- Nếu loại dùng Tạm ứng & quyết toán, bổ sung Điểm đến, Ngày đi và Ngày về khi phù hợp.
- Kiểm tra hạn mức tối đa đang hiển thị.
- Bấm nút tạo đề nghị và xác nhận hồ sơ chuyển sang Chờ duyệt.
Nếu chưa có loại tạm ứng để chọn, nhân viên cần liên hệ người quản trị; người quản trị có thể mở ngay liên kết Cấu hình loại tạm ứng từ thông báo trống.
2. Người duyệt ra quyết định
Người duyệt mở Lương → Chi tiêu nhân viên → Tạm ứng, chọn tab Cần duyệt và mở đúng đề nghị.
- Kiểm tra người nhận, loại, cơ chế tất toán, số tiền, lý do và thời gian công tác nếu có.
- Bấm Duyệt khi thông tin đúng.
- Nếu không chấp thuận, bấm Từ chối và ghi lý do đủ rõ để người gửi hiểu cần sửa gì.
Sau quyết định chấp thuận, đề nghị phải hiển thị Đã duyệt. Người tạo hoặc người thụ hưởng không được tự duyệt hồ sơ của chính mình.
3. Kế toán chi tiền
Trong chi tiết đề nghị Đã duyệt, bấm Chi tiền.
- Chọn Tạo phiếu thanh toán ngay để tạo phiếu chuyển khoản hoặc tiền mặt; hoặc
- chọn Tạo phiếu cùng kỳ lương kế tiếp nếu giao diện cho phép lên lịch một phiếu thanh toán riêng cùng đợt xử lý lương.
Theo dõi phiếu tại Thanh toán. Khi phiếu hiển thị đã hoàn tất, quay lại đề nghị nguồn và bấm Xác nhận đã chi tạm ứng. Hoàn tất phiếu thanh toán chưa tự đóng đề nghị tạm ứng; bước xác nhận tại chứng từ nguồn vẫn bắt buộc.
4. Kết thúc theo cơ chế đã chọn
Thu hồi qua lương
Sau khi đã xác nhận chi, mở phần Thu hồi qua lương để theo dõi Đã thu hồi và Còn lại. Cơ chế này chỉ chạy đúng khi tổ chức đã có khoản khấu trừ tạm ứng đang hoạt động trong cấu hình lương.
Rà tiến độ sau mỗi kỳ lương. Chỉ coi hồ sơ hoàn tất khi số còn lại bằng 0 và trạng thái đã chuyển sang Đã tất toán.
Tạm ứng & quyết toán
Khi có chi phí thực tế, mở đề nghị Đã chi và bấm Quyết toán.
- Thêm ít nhất một dòng chi phí.
- Với từng dòng, nhập số tiền, danh mục, ngày chi, diễn giải và dòng ngân sách nếu có.
- Đính kèm hóa đơn cho từng dòng khi loại tạm ứng yêu cầu. Rifena chấp nhận ảnh JPG, PNG, WebP hoặc tệp PDF.
- So sánh Tổng thực chi với Số tiền tạm ứng và đọc Chênh lệch.
- Gửi quyết toán và xác nhận hồ sơ chuyển sang Đã quyết toán.
Nếu NV hoàn lại, tạo phiếu thu cho phần còn thừa. Nếu Công ty chi bù, tạo phiếu thanh toán cho phần thiếu. Sau khi phiếu liên quan hoàn tất, quay lại đề nghị và bấm Xác nhận đã tất toán.
Ghi nhận chi
Loại này không có bước thu hồi qua lương hoặc nhập quyết toán hóa đơn. Sau khi tiền đã được xử lý và xác nhận, dùng hành động đóng hoặc tất toán đang hiển thị trên đề nghị. Kiểm tra trạng thái cuối thay vì suy ra rằng phiếu thanh toán hoàn tất đã tự đóng hồ sơ.
Hoàn chi: hoàn lại tiền nhân viên đã chi
1. Nhân viên tạo đề nghị
Mở Hoàn chi của tôi và bấm Tạo hoàn chi.
- Nhập Tiêu đề dễ đối chiếu.
- Thêm ít nhất một khoản chi.
- Với từng khoản, nhập Số tiền, Danh mục, Ngân sách / mã chi phí nếu có, Diễn giải và Ngày chi.
- Đính kèm hóa đơn. Tệp hợp lệ là JPG, PNG, WebP hoặc PDF.
- Kiểm tra Tổng cộng rồi gửi đề nghị.
Rifena sẽ chặn đề nghị vượt Trần một đề nghị hoàn chi hoặc còn khoản chi thiếu hóa đơn từ ngưỡng bắt buộc. Sửa đúng dòng được báo; không tách hồ sơ chỉ để né chính sách của doanh nghiệp.
2. Người duyệt kiểm tra
Mở Lương → Chi tiêu nhân viên → Hoàn chi, chọn Cần duyệt rồi kiểm tra:
- người đề nghị và mục đích chi;
- từng khoản tiền, ngày và danh mục;
- hóa đơn hoặc chứng từ;
- ngân sách được gắn;
- tổng đề nghị.
Bấm Duyệt hoặc Từ chối kèm lý do. Đề nghị được chấp thuận phải chuyển sang Đã duyệt trước khi kế toán xử lý tiền.
3. Kế toán chi trả và xác nhận
Trong chi tiết đề nghị Đã duyệt, bấm Chi trả và chọn một đường xử lý:
- tạo phiếu thanh toán ngay; hoặc
- lên lịch Tạo phiếu cùng kỳ lương kế tiếp.
Khi lên lịch cùng kỳ lương, Rifena tạo một phiếu thanh toán riêng. Khoản này không cộng vào phiếu lương, thu nhập, thuế hoặc bảo hiểm theo mô tả trên chính màn hình.
Sau khi phiếu hiển thị hoàn tất, quay lại đề nghị và bấm Xác nhận đã hoàn chi. Kết quả cuối cần thấy là Đã chi trả.
Đọc trạng thái để biết việc tiếp theo
| Trạng thái | Ý nghĩa | Việc tiếp theo thường gặp |
|---|---|---|
| Chờ duyệt | Đề nghị đang chờ quyết định | Người duyệt chọn Duyệt hoặc Từ chối |
| Đã duyệt | Đã được chấp thuận, chưa xác nhận tiền | Kế toán Chi tiền hoặc Chi trả |
| Đã chi | Tạm ứng đã được cấp | Thu hồi, quyết toán hoặc đóng theo cơ chế |
| Đã quyết toán | Chi phí thực tế đã ghi nhận | Xử lý chênh lệch rồi Tất toán |
| Đã tất toán | Tạm ứng đã kết thúc | Không còn bước xử lý tiền trên hồ sơ |
| Đã chi trả | Hoàn chi đã được trả và xác nhận | Không còn bước xử lý tiền trên hồ sơ |
| Từ chối / Đã hủy | Hồ sơ không tiếp tục | Đọc lý do; tạo hồ sơ mới khi thực sự cần |
Khi kết quả chưa đúng
- Không tạo được tạm ứng: kiểm tra đã có loại Đang dùng, số tiền không vượt hạn mức và các ngày công tác hợp lệ.
- Không gửi được hoàn chi: mở từng dòng để tìm khoản vượt trần hoặc thiếu hóa đơn theo ngưỡng.
- Không thấy nút duyệt: kiểm tra người đang giữ bước duyệt và bảo đảm người đó không phải người tạo hoặc người thụ hưởng.
- Phiếu đã hoàn tất nhưng hồ sơ chưa đổi trạng thái: quay lại chứng từ nguồn và dùng nút Xác nhận đã chi tạm ứng, Xác nhận đã hoàn chi hoặc Xác nhận đã tất toán đang hiển thị.
- Không thu hồi được qua lương: kiểm tra cấu hình khoản khấu trừ tạm ứng và kỳ lương liên quan.
- Không thể huỷ lịch cùng kỳ lương: một kỳ lương có thể đã giữ chỗ hoặc đã tạo phiếu; mở phiếu liên quan trước khi thao tác tiếp.
Hoàn tất quy trình khi
- Mỗi hồ sơ dùng đúng hành trình tạm ứng hoặc hoàn chi
- Người duyệt đã kiểm tra số tiền, chứng từ và ngân sách
- Phiếu thu hoặc phiếu thanh toán có kết quả rõ ràng
- Chứng từ nguồn đã được xác nhận sau khi phiếu hoàn tất
- Tạm ứng hiển thị Đã tất toán hoặc hoàn chi hiển thị Đã chi trả
- Ngân sách và báo cáo chi tiêu phản ánh đúng khoản vừa xử lý