Thăng tiến và điều chuyển nhân sự

Quy trình này dùng khi chức danh hoặc phòng ban chính của một nhân viên cần thay đổi. Kết quả cần đạt là yêu cầu có đúng nhân viên, thông tin trước–sau, ngày hiệu lực và lý do; sau khi được xử lý, hồ sơ và dòng thời gian hiển thị đúng trạng thái.

Người thực hiện chính: HR hoặc người quản lý được phép tạo sự kiện nhân sự.

Người phối hợp: người duyệt và người phụ trách quyền, quy trình, KPI hoặc lương khi thay đổi có ảnh hưởng đến các phần đó.

Chọn đúng loại sự kiện

Nhu cầu	Loại sự kiện
Chuyển sang chức danh có cấp cao hơn	Thăng chức
Chuyển sang chức danh có cấp thấp hơn	Giáng chức
Đổi chức danh nhưng không dùng quy tắc tăng hoặc giảm cấp	Thay đổi chức danh
Đổi phòng ban chính	Điều chuyển

Danh sách chức danh trong Thăng chức và Giáng chức được lọc theo cấp bậc của chức danh hiện tại. Nếu cần một thay đổi ngang cấp, dùng Thay đổi chức danh thay vì chọn sai loại sự kiện.

Trạng thái cần theo dõi

Trạng thái	Ý nghĩa	Việc tiếp theo
Nháp	Sự kiện chưa được gửi vào bước xử lý tiếp theo	Hoàn thiện hoặc kiểm tra lại yêu cầu
Chờ duyệt	Đang chờ người có trách nhiệm ra quyết định	Theo dõi trong phần phê duyệt
Đã duyệt - chờ ngày hiệu lực	Đã được chấp thuận nhưng chưa đến ngày áp dụng	Chờ đúng ngày hiệu lực; chưa coi hồ sơ đã đổi
Đã áp dụng	Thay đổi đã có hiệu lực trên hồ sơ	Kiểm tra hồ sơ và các phần cần bàn giao
Đã huỷ	Sự kiện không còn được áp dụng	Tạo yêu cầu mới nếu nghiệp vụ vẫn cần thực hiện

1. Mở đúng nhân viên và loại sự kiện

Mở Nhân sự → Nhân viên.

Tìm nhân viên bằng tên hoặc mã nhân viên.
Mở menu Hành động trên đúng dòng.
Chọn Tạo HR Event.
Chọn Thăng chức, Giáng chức, Thay đổi chức danh hoặc Điều chuyển.

Bạn cũng có thể mở hồ sơ nhân viên rồi vào phần sự kiện nhân sự. Dù bắt đầu ở đâu, hãy kiểm tra tên và mã nhân viên đang hiển thị ở đầu hộp thoại trước khi nhập dữ liệu.

Nếu một loại sự kiện bị khóa, đọc giải thích trên lựa chọn đó. Không đổi trạng thái hồ sơ bằng một đường khác chỉ để làm cho lựa chọn sáng lên.

2. Nhập thông tin thay đổi

Với thăng chức, giáng chức hoặc đổi chức danh

Kiểm tra thẻ Vị trí hiện tại. Rifena lấy thông tin này từ hồ sơ hiện tại; người tạo không nhập lại.
Chọn Vị trí mới.
Chọn Ngày hiệu lực.
Chọn Nhóm lý do nếu doanh nghiệp có danh mục phù hợp; nếu không, nhập Lý do thay đổi rõ ràng.
Nhập Số quyết định khi doanh nghiệp dùng số văn bản để đối chiếu.
Bấm Tiếp tục.

Với điều chuyển

Kiểm tra thẻ Bộ phận hiện tại.
Chọn Bộ phận mới. Bộ phận đích phải đang hoạt động và khác bộ phận hiện tại.
Chọn Ngày hiệu lực.
Chọn nhóm lý do hoặc nhập lý do cụ thể.
Nhập số quyết định nếu có, rồi bấm Tiếp tục.

3. Kiểm tra màn Xác nhận

Tại bước Xác nhận, đối chiếu từng dòng:

đúng Loại sự kiện;
đúng Hiệu lực;
đúng Vị trí hoặc Bộ phận trước và sau;
đúng Nhóm lý do, Lý do và Số QĐ nếu có.

Nếu có sai, bấm Quay lại và sửa ngay. Khi toàn bộ thông tin đúng, bấm Tạo sự kiện.

Kết quả cần thấy: Rifena báo Đã tạo sự kiện thành công. Bấm Xem timeline lifecycle (xem dòng thời gian vòng đời) hoặc mở dòng thời gian trong hồ sơ để kiểm tra sự kiện mới cùng trạng thái hiện tại.

4. Người duyệt xử lý

Người đang giữ bước duyệt mở Nhân sự → Phê duyệt.

Chọn đúng yêu cầu và kiểm tra tên nhân viên.
Đối chiếu loại thay đổi, ngày hiệu lực, thông tin trước–sau, lý do và số quyết định.
Nếu chấp thuận, bấm Duyệt hoặc Phê duyệt theo màn hình đang hiển thị.
Nếu không chấp thuận, bấm Từ chối và nhập lý do đủ rõ để người tạo biết cần sửa gì.
Kiểm tra yêu cầu rời danh sách chờ xử lý.

Tuỳ cấu hình của doanh nghiệp, một sự kiện có thể cần quy trình duyệt hoặc được xử lý trực tiếp. Trạng thái trên dòng thời gian là nguồn để biết kết quả thực tế; không suy đoán từ việc hộp thoại đã đóng.

5. Kiểm tra sau ngày hiệu lực

Khi sự kiện chuyển sang Đã áp dụng:

Mở hồ sơ nhân viên và kiểm tra Chức danh hoặc Phòng ban chính.
Mở dòng thời gian và xác nhận đúng loại sự kiện, ngày hiệu lực và trạng thái.
Nếu là điều chuyển, mở nhóm đích trên sơ đồ tổ chức và kiểm tra quan hệ thành viên, người quản lý và phạm vi làm việc cần thiết.
Kiểm tra riêng các phần có thể bị ảnh hưởng:
- vai trò và phạm vi truy cập;
- người hoặc bước duyệt;
- KPI đang áp dụng;
- cấu hình lương hoặc kỳ lương liên quan.

Sự kiện nhân sự làm thay đổi hồ sơ thuộc phạm vi của chính sự kiện. Không mặc định rằng mọi vai trò, KPI, quy trình duyệt hoặc cấu hình lương sẽ tự đổi theo. Mỗi phần cần được kiểm tra và bàn giao cho người phụ trách tương ứng.

Nếu phát hiện sai

Khi còn chờ xử lý

Mở dòng thời gian để xác định trạng thái và trao đổi với người đang giữ bước duyệt. Không tạo thêm một sự kiện đối nghịch khi yêu cầu đầu tiên vẫn chưa có kết quả rõ ràng.

Khi đã áp dụng

Không sửa trực tiếp trường phòng ban chính hoặc chức danh để xoá dấu vết. Tạo một sự kiện mới với ngày hiệu lực và lý do điều chỉnh phù hợp, hoặc chuyển cho người có quyền hiệu chỉnh dữ liệu nếu trường hợp thuộc quy trình sửa lịch sử.

Hoàn tất quy trình khi

Đúng nhân viên và đúng loại sự kiện
Thông tin trước–sau được hiển thị bằng tên, không phải mã nội bộ
Ngày hiệu lực và lý do đã được kiểm tra
Trạng thái cuối cùng được xác nhận trên dòng thời gian
Hồ sơ hiển thị đúng sau ngày hiệu lực
Quyền, luồng duyệt, KPI và cấu hình lương liên quan đã được bàn giao