KPI và thưởng hiệu suất

Chu trình KPI trên Rifena đi theo thứ tự:

Danh mục KPI → Giao chỉ tiêu → Chấm điểm → Gửi duyệt → Duyệt và chốt thưởng → Kiểm tra trên bảng lương

Tiền thưởng hiển thị trước khi duyệt chỉ là Thưởng dự kiến. Số tiền chính thức chỉ được chốt ở quyết định duyệt cuối cùng. Sau thời điểm đó, việc sửa định nghĩa KPI không làm thay đổi khoản thưởng đã duyệt.

Người thiết lập: HR hoặc người phụ trách chính sách hiệu suất.

Người giao và chấm: quản lý hoặc người có quyền chấm điểm trong phạm vi được giao.

Người duyệt: người đang giữ bước duyệt hiện tại; không được tự duyệt điểm của chính mình.

Người nhận kết quả: nhân viên xem tại KPI của tôi.

Điều kiện trước khi bắt đầu

Quy trình duyệt KPI đã có người xử lý phù hợp.
Người thiết lập, người chấm và người duyệt có đúng phạm vi truy cập.
Mẫu lương dùng để trả thưởng có thành phần Thưởng KPI.
Sau khi thêm hoặc sửa thành phần Thưởng KPI, mẫu lương đã được phát hành lại.

1. Tạo định nghĩa KPI

Mở KPI → Danh mục KPI và bấm Thêm KPI.

Nhập Tên KPI.
Nhập Mã KPI hoặc để trống nếu muốn hệ thống tạo mã.
Viết mô tả đủ để người giao và người chấm hiểu cùng một tiêu chuẩn.
Chọn Đơn vị đo như VND, %, đơn hàng hoặc một đơn vị phù hợp khác.
Chọn Chiều đánh giá:
- Cao hơn là tốt với chỉ số cần tăng;
- Thấp hơn là tốt với chỉ số cần giảm.
Chọn Chu kỳ đánh giá: tháng, quý hoặc năm.
Chọn Phạm vi áp dụng phù hợp với toàn công ty, nhóm hoặc vị trí.
Chọn Mô hình quy đổi điểm → tiền.
Kiểm tra phần Đường chi trả rồi lưu.

Chọn mô hình chi trả

Mô hình	Cách dùng trên màn hình
Tuyến tính	Mức đạt tăng thì tỷ lệ thưởng tăng tương ứng; có thể đặt Trần chi trả (%)
Bậc thang	Mỗi khoảng mức đạt dùng một tỷ lệ trả thưởng cố định; các bậc không được chồng lấn
Trọng số	Quỹ thưởng mục tiêu được phân bổ theo trọng số của từng KPI rồi nhân với mức đạt

Với Bậc thang, thêm ít nhất một bậc, nhập Từ % đạt và Trả % thưởng; chỉ bậc cao nhất mới được để trống mốc Đến dưới %.

Với Trọng số, tổng trọng số KPI đang áp dụng cho cùng một nhân viên trong kỳ phải bằng 100% trước khi gửi điểm đi duyệt.

Kiểm tra Đường chi trả

Phần Đường chi trả dùng đúng cấu hình đang nhập để cho biết mức đạt sẽ quy đổi thành bao nhiêu phần trăm thưởng. Trước khi lưu:

thử một mức dưới chỉ tiêu;
thử đúng 100%;
thử một mức vượt chỉ tiêu;
kiểm tra trần hoặc các bậc chuyển tiếp;
xác nhận kết quả phù hợp với chính sách đã được duyệt nội bộ.

2. Giao chỉ tiêu cho nhân viên

Mở KPI → Giao chỉ tiêu và bấm Giao chỉ tiêu.

Chọn KPI đang Đang áp dụng.
Chọn Kỳ chi trả.
Chọn một hoặc nhiều Nhân viên được giao.
Nhập Chỉ tiêu.
Nhập Thưởng chỉ tiêu (VND) — số tiền dùng ở mức đạt 100%.
Nếu KPI dùng mô hình Trọng số, nhập Trọng số KPI (%).
Kiểm tra danh sách người được chọn và bấm Giao.

Kết quả cần thấy: từng nhân viên, KPI và kỳ xuất hiện trong bảng Giao chỉ tiêu với đúng chỉ tiêu, thưởng mục tiêu và trọng số nếu có.

Rifena không tạo một lượt giao trùng cho cùng nhân viên, KPI và kỳ. Nếu hệ thống báo đã tồn tại, tìm bản ghi hiện có thay vì lặp lại thao tác.

3. Chấm điểm và lưu nháp

Mở KPI → Chấm điểm & duyệt.

Chấm một nhân viên

Bấm Chấm điểm.
Chọn KPI, kỳ và nhân viên đã được giao chỉ tiêu.
Nhập Giá trị thực đạt; hoặc nhập trực tiếp % đạt khi doanh nghiệp đã có tỷ lệ được xác nhận.
Kiểm tra phần Quy đổi điểm → tiền.
Bấm Lưu nháp.

Nếu nhập trực tiếp % đạt, kết quả mang nhãn Nhập tay và tỷ lệ đó thay cho giá trị suy ra từ thực đạt/chỉ tiêu. Đọc lại tỷ lệ trước khi gửi duyệt.

Chấm hàng loạt

Bấm Chấm hàng loạt.
Chọn KPI và kỳ để tải danh sách người đã được giao.
Nhập kết quả cho từng dòng cần chấm.
Để trống những dòng chưa có căn cứ; các dòng đó không được lưu.
Bấm Lưu nháp và kiểm tra số dòng được tạo hoặc bị bỏ qua.

Nếu danh sách chỉ hiển thị một phần tổng số nhân viên, thu hẹp bộ lọc KPI hoặc kỳ rồi xử lý tiếp; không coi phần đang thấy là toàn bộ danh sách.

4. Rà điểm nháp và gửi duyệt

Trong tab Nháp:

Mở từng điểm cần kiểm tra.
Đối chiếu nhân viên, KPI, kỳ, chỉ tiêu, giá trị thực đạt và mức đạt.
Kiểm tra Thưởng dự kiến.
Với KPI trọng số, xác nhận tổng trọng số của nhân viên trong kỳ bằng 100%.
Bấm Gửi duyệt.

Kết quả cần thấy: điểm chuyển sang Chờ duyệt. Chi tiết điểm cho biết đang chờ ai và đang ở bước nào nếu quy trình có nhiều bước.

Nếu tuyến duyệt không còn hoạt động, mở chi tiết và dùng Gửi duyệt lại khi nút này xuất hiện. Không tạo một điểm mới cho cùng nhân viên, KPI và kỳ để thay cho điểm đang chờ.

5. Duyệt và chốt thưởng

Người đang giữ bước duyệt mở điểm Chờ duyệt.

Kiểm tra đúng nhân viên, KPI và kỳ.
Đối chiếu giá trị thực đạt, mức đạt và phần thưởng dự kiến.
Kiểm tra bước duyệt hiện tại và tên người đang được giao.
Bấm Duyệt nếu số liệu đúng.
Nếu chưa đủ căn cứ, bấm Từ chối và nhập lý do cụ thể.

Nếu có nhiều bước, một lần duyệt chỉ ghi nhận bước hiện tại. Điểm chỉ chuyển sang Đã duyệt sau quyết định cuối cùng.

Khi xác nhận duyệt cuối, Rifena tính và đóng băng số tiền thưởng. Điểm không thể sửa sau khi duyệt; bảng lương sử dụng số tiền đã chốt, không tính lại từ định nghĩa KPI vừa được sửa sau đó.

Điểm bị Từ chối có thể được chấm lại theo lý do đã ghi. Khi nhập lại, kiểm tra đúng bản ghi cũ đã ở trạng thái từ chối trước khi tạo điểm mới.

6. Bàn giao sang bảng lương

Trước khi tạo kỳ lương có thưởng KPI:

Lọc tab Đã duyệt theo đúng kỳ và phạm vi nhân viên.
Kiểm tra Thưởng đã chốt trên các điểm cần trả.
Bấm Mở Payroll Builder trong ghi chú trên màn KPI.
Xác nhận mẫu lương áp dụng có thành phần Thưởng KPI ở nhóm thu nhập.
Nếu vừa thay đổi mẫu, phát hành lại mẫu.
Tạo và soát kỳ lương theo quy trình hằng tháng.
Mở một số phiếu lương đại diện và đối chiếu khoản Thưởng KPI với số đã chốt trên điểm.

Chỉ điểm Đã duyệt đủ điều kiện bàn giao. Điểm Nháp, Chờ duyệt hoặc Từ chối không được xem là khoản thưởng đã xác nhận.

7. Nhân viên xem kết quả

Nhân viên mở KPI của tôi. Đây là màn chỉ xem, gồm tổng quan và danh sách điểm trong phạm vi cá nhân.

Nhân viên có thể kiểm tra:

KPI và kỳ;
giá trị thực đạt;
mức đạt;
trạng thái điểm;
số thưởng đã chốt khi điểm được duyệt;
lý do nếu điểm bị từ chối.

Thông báo điểm chờ duyệt, được duyệt hoặc bị từ chối đi tới đúng chi tiết điểm. Người dùng có thể chọn kênh nhận tại Tài khoản → Thông báo; việc tạm dừng kênh không xóa lịch sử trong Trung tâm thông báo.

Khi kết quả chưa đúng

Không giao được chỉ tiêu: kiểm tra KPI đang Đang áp dụng, kỳ hợp lệ và nhân viên chưa có lượt giao trùng.
Không thấy nhân viên khi chấm: người đó chưa được giao KPI cho kỳ đã chọn hoặc nằm ngoài phạm vi của người chấm.
Không gửi duyệt được KPI trọng số: tổng trọng số đang áp dụng của nhân viên trong kỳ chưa bằng 100%.
Không thấy nút duyệt: kiểm tra người đang giữ bước hiện tại, quyền duyệt và phạm vi; người chấm không được tự duyệt điểm của mình.
Điểm Chờ duyệt không còn tuyến xử lý: mở chi tiết và dùng Gửi duyệt lại nếu được cung cấp.
Phiếu lương thiếu thưởng: kiểm tra điểm đã Đã duyệt, mẫu lương có thành phần Thưởng KPI và bản mẫu mới nhất đã được phát hành.
Số thưởng khác dự kiến ban đầu: đối chiếu Thưởng đã chốt của bản được duyệt, không dùng một bản nháp hoặc định nghĩa đã sửa về sau làm chuẩn.

Hoàn tất chu trình khi

Định nghĩa KPI có chiều đánh giá và mô hình chi trả đúng
Đường chi trả đã được thử ở các mốc quan trọng
Mỗi nhân viên có đúng chỉ tiêu, kỳ và thưởng mục tiêu
Điểm nháp đã được rà trước khi gửi
Quy trình duyệt kết thúc ở Đã duyệt hoặc Từ chối có lý do
Mẫu lương có thành phần Thưởng KPI và đã được phát hành
Khoản thưởng trên phiếu lương khớp Thưởng đã chốt
Nhân viên xem được đúng kết quả trong KPI của tôi