Chính sách thời gian và chấm công
Hoàn tất khi một nhân viên thử có lịch và ca đúng, dùng đúng loại nghỉ, nhận đúng chính sách chấm công và tạo được kết quả thử nhìn thấy ở màn hình quản trị.
Đường dẫn sản phẩm: /operations/time-policies mở bốn khu vực Lịch làm
việc, Ngày lễ, Chính sách ca, Nghỉ phép;
/operations/timekeeping?tab=config mở Cấu hình với Chính sách chấm
công, Áp dụng chính sách, Khu vực địa lý, Công ngày lễ. Đường dẫn
thẳng tới danh sách chính sách là
/operations/timekeeping?tab=config&detail=policy; đường dẫn tương thích
/settings/clock-policies mở cùng một màn hình. Giới hạn giờ làm và tăng ca nằm
tại /settings/labor-rules.
Thứ tự nên dùng
Lịch làm việc → Ngày lễ → Chính sách ca → Quy tắc ca → Nghỉ phép → Quy định giờ làm/tăng ca → Chính sách chấm công → Áp dụng → Chạy thử
1. Tạo lịch làm việc
Màn hình: Vận hành → Chính sách thời gian → Lịch làm việc.
- Chọn Tạo lịch làm việc.
- Nhập tên dễ nhận biết và chọn đúng ngày làm trong tuần.
- Thêm mô tả; đặt làm mặc định chỉ khi đây là mẫu chung.
- Lưu và mở lại chi tiết.
Kết quả mong đợi: mẫu hiển thị đúng số ngày làm và trạng thái mặc định. Nếu đã có nhân viên dùng mẫu, đọc cảnh báo ảnh hưởng trước khi sửa hoặc xoá.
2. Chuẩn bị ngày lễ
Màn hình: Vận hành → Chính sách thời gian → Ngày lễ.
- Chọn đúng năm.
- Dùng Sao chép lịch chuẩn hoặc Thêm ngày lễ.
- Kiểm tra tên, khoảng ngày, có trả lương, hệ số làm ngày lễ và yêu cầu nghỉ bù.
- Chọn phạm vi nhóm hoặc người bị loại trừ nếu không áp dụng toàn doanh nghiệp.
- Lưu và lọc lại đúng năm.
Kết quả mong đợi: ngày lễ đang hoạt động và có thể được chọn khi ghi nhận Công ngày lễ.
3. Tạo chính sách ca và quy tắc ca
Màn hình: Vận hành → Chính sách thời gian → Chính sách ca.
Tại tab Chính sách ca:
- tạo ca thường, qua đêm hoặc ca gãy;
- nhập giờ bắt đầu/kết thúc và các đoạn làm việc;
- chọn phạm vi toàn doanh nghiệp hoặc theo nhóm;
- cấu hình hệ số/phụ cấp khi có căn cứ;
- lưu và chỉ đặt mặc định khi phù hợp.
Tại tab Quy tắc ca:
- cấu hình ca cùng ngày, trùng ngày/giờ và khoảng nghỉ tối thiểu;
- cấu hình số ca tối đa theo ngày/tuần;
- đặt khoảng chấm sớm/chấm muộn;
- chọn Cảnh báo hoặc Chặn theo mức thực thi mong muốn.
Kết quả mong đợi: nhân viên thử nhìn thấy ca phù hợp khi HR mở Vận hành → Chấm công → Lịch & Ca → Phân ca.
4. Cấu hình nghỉ phép
Màn hình: Vận hành → Chính sách thời gian → Nghỉ phép → Loại nghỉ.
- Tạo hoặc rà từng loại nghỉ.
- Kiểm tra có lương, chịu thuế, cần duyệt và cần tệp đính kèm.
- Chọn cách đếm theo ngày lịch hoặc ngày làm việc.
- Cấu hình báo trước, số ngày liên tiếp tối đa và chuyển số dư nếu có.
- Lưu và tạo/điều chỉnh số dư thử tại tab Số dư nghỉ khi cần.
Kết quả mong đợi: nhân viên thử chọn được đúng loại ở Cổng nhân viên, phần ước tính số ngày và số dư phản ánh cấu hình.
5. Cấu hình giới hạn giờ làm và tăng ca
Màn hình: Hệ thống → Cài đặt → Quy định luật lao động.
Chọn các quy tắc giờ làm/tăng ca cần dùng và đặt Cảnh báo hoặc Chặn. Giá trị pháp lý, nguồn và ngày hiệu lực là dữ liệu hệ thống, không sửa thành quy ước nội bộ.
6. Tạo chính sách chấm công
Màn hình: Vận hành → Chấm công → Cấu hình → Chính sách chấm công.
- Chọn Tạo chính sách. Chính sách mới bắt đầu với mọi điều kiện đều tắt; không có quy tắc nào được ngầm áp dụng.
- Nhập tên mô tả đúng nhóm sử dụng. Khi sửa chính sách hệ thống Default, tên bị khoá nhưng các quy tắc vẫn có thể được điều chỉnh theo quyền.
- Chọn lần lượt năm kênh Web, Di động, Kiosk, Thiết bị và Thủ công ở cột trái. Dấu trạng thái cạnh từng kênh giúp nhận biết kênh đã có điều kiện; nó không phải trạng thái gán cho nhân viên.
- Với từng kênh, cấu hình đúng ý nghĩa thực thi:
- Yêu cầu ảnh xác thực và Yêu cầu vị trí GPS: thiếu bằng chứng thì lượt chấm bị từ chối;
- Kiểm tra khu vực chấm công: chọn Không kiểm tra, Ghi nhận và cảnh báo hoặc Từ chối ngoài khu vực;
- Cảnh báo khi GPS thiếu chính xác: lượt chấm vẫn được ghi nhận nhưng bị đánh dấu để rà soát;
- Giới hạn theo dải IP: chỉ bật sau khi có ít nhất một dải IP đang hoạt động và áp dụng cho đúng kênh;
- Yêu cầu mã định danh thiết bị: hiện chỉ kiểm tra lượt chấm có
device_id, chưa xác nhận thiết bị đã được phê duyệt hay thu hồi.
- Kiểm tra mạng WiFi đang ghi Chưa hỗ trợ. Không coi mục này là một lớp kiểm soát đang hoạt động và không bật mới; nếu bản cũ còn giá trị di sản, chỉ xoá sau khi đã duyệt ảnh hưởng.
- Đọc tóm tắt các kênh và điều kiện trước khi lưu. Nút tạo/lưu chỉ hoạt động khi dữ liệu hợp lệ và có thay đổi thực sự; đóng hộp thoại khi còn thay đổi sẽ yêu cầu xác nhận huỷ.
- Lưu rồi mở lại chính sách để đối chiếu thẻ tóm tắt. Khi sửa chính sách hiện có, lần lưu tạo phiên bản kế tiếp và giữ lịch sử trước đó.
Kết quả mong đợi: danh sách hiển thị đúng kênh và số điều kiện đang siết; không có điều kiện ngoài chủ đích. Chỉ bật khu vực, IP hoặc bằng chứng sau khi dữ liệu hỗ trợ đã sẵn sàng và đã thử bằng tài khoản đại diện.
7. Tạo dữ liệu phụ trợ và áp dụng
Khu vực địa lý
Màn hình: Vận hành → Chấm công → Cấu hình → Khu vực địa lý.
Tạo tên, tâm bản đồ, bán kính và phạm vi. Kiểm tra phần xem trước rồi lưu.
Danh sách IP cho phép
Màn hình: Hệ thống → Cài đặt → Danh sách IP cho phép.
Nhập CIDR, nhãn và chọn Web, Di động, Kiosk, Thiết bị hoặc Thủ công; không chọn nguồn nào nghĩa là áp dụng cho tất cả. Dùng IP của tôi chỉ điền địa chỉ đang nhìn thấy, quản trị mạng vẫn phải xác nhận dải đúng. Danh sách này chỉ tham gia kiểm tra lượt chấm, không giới hạn đăng nhập Rifena.
Áp dụng chính sách
Màn hình: Vận hành → Chấm công → Cấu hình → Áp dụng chính sách.
- Chọn Tạo gán mới.
- Chọn chính sách.
- Chọn toàn doanh nghiệp, nhóm, ca, sắp xếp công việc hoặc nhân viên.
- Đặt ngày hiệu lực và lưu.
- Kiểm tra tên đối tượng; rà các gán cụ thể hơn có thể được ưu tiên.
8. Chạy thử bằng tài khoản đại diện
- Phân ca cho nhân viên thử.
- Đăng nhập bằng tài khoản đó, mở Cá nhân → Cổng nhân viên → Chấm công.
- Kiểm tra yêu cầu ảnh, vị trí hoặc mạng hiển thị đúng.
- Ghi nhận một lần thử.
- Bằng tài khoản HR, mở Vận hành → Chấm công → Hôm nay rồi Bảng công để đối chiếu sự kiện và kết quả.
- Gửi một yêu cầu nghỉ và tăng ca mẫu; kiểm tra đúng loại, số dư và tuyến duyệt.
- Dọn dữ liệu thử hoặc ghi rõ dữ liệu được giữ để đối soát.
Nếu thử bị chặn, kiểm tra lần lượt ca/lịch, gán chính sách, quyền trình duyệt, khu vực và IP. Không nới chính sách toàn doanh nghiệp chỉ để vượt qua một trường hợp thử.
Tra cứu chi tiết tại Chính sách thời gian, Chấm công hoặc Sự cố chấm công.