Bảo hiểm và báo cáo pháp định

Trang này gồm hai quy trình độc lập:

Bảo hiểm hằng tháng: tạo bản xem trước, lưu các dòng hợp lệ vào sổ đóng, ghi nhận khoản đã thanh toán và đối soát với phần đã khấu trừ qua lương.
Báo cáo pháp định: tổng hợp dữ liệu thành hồ sơ, rà cảnh báo, tải tệp, nộp qua kênh bên ngoài rồi ghi nhận đúng kết quả cổng trên Rifena.

Rifena giúp chuẩn bị và lưu dấu quá trình xử lý. Hệ thống không thay người phụ trách xác nhận mức đóng, nội dung tờ khai, chữ ký số hoặc kết quả tiếp nhận của cơ quan.

Người thực hiện chính: HR phụ trách bảo hiểm, người phụ trách lương hoặc kế toán.

Người kiểm tra: người được giao rà số liệu và hồ sơ trước khi nộp.

Phần A — Vận hành bảo hiểm hằng tháng

1. Kiểm tra chính sách bảo hiểm

Trước kỳ đầu tiên hoặc khi chính sách thay đổi, mở Bảo hiểm → Chính sách bảo hiểm.

Mở từng chính sách đang áp dụng.
Kiểm tra tên, loại bảo hiểm, nhánh bảo hiểm bắt buộc, nhà cung cấp, ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
Kiểm tra loại đóng góp, phần doanh nghiệp và phần người lao động.
Chỉ giữ trạng thái Hoạt động cho chính sách còn được sử dụng.
Kiểm tra những nhân viên thực sự đang tham gia chính sách đó.

Không sao chép tỷ lệ từ tài liệu hướng dẫn hoặc một kỳ cũ. Dùng mức đã được doanh nghiệp xác nhận cho kỳ đang xử lý, rồi đọc các cảnh báo quy tắc xuất hiện trên bản xem trước.

2. Tạo bản xem trước của kỳ đóng

Mở Bảo hiểm → Tạo đợt đóng.

Chọn Kỳ đóng (tháng).
Chọn một Chính sách bảo hiểm hoặc phạm vi đang được giao diện cho phép.
Chọn Hạn nộp.
Bấm Tạo bản xem trước.

Bản xem trước không ghi ngay vào sổ. Đây là nơi kiểm tra từng nhân viên trước khi tạo bản ghi chính thức.

3. Xử lý các nhóm trên bản xem trước

Mỗi dòng được xếp vào một kết quả có thể kiểm tra được:

Nhóm	Ý nghĩa	Cách xử lý
Sẵn sàng tạo	Dòng đủ điều kiện để ghi sổ	Soát số tiền rồi chọn dòng
Thiếu lương HĐ	Chưa có mức lương hợp đồng dùng cho phép tính	Sửa dữ liệu hợp đồng, sau đó tạo lại bản xem trước
Tổng = 0	Tổng đóng của dòng bằng 0	Kiểm tra chính sách, lương và tình trạng tham gia
Đã ghi sổ	Kỳ này đã có bản ghi chưa nộp	Không tạo trùng; mở lịch sử để kiểm tra
Đã nộp	Bản ghi của kỳ đã được ghi nhận thanh toán	Không tạo lại

Chỉ các dòng Sẵn sàng tạo mới được chọn để lưu. Đọc thêm các cảnh báo về chính sách nếu xuất hiện; cảnh báo là lời nhắc rà soát, không phải bằng chứng số liệu đã đúng.

4. Lưu vào sổ đóng

Chọn các dòng hợp lệ cần ghi sổ.
Kiểm tra thanh tóm tắt Đã chọn … / … bản ghi hợp lệ và tổng tiền.
Bấm Lưu vào sổ đóng.
Trong hộp Xác nhận lưu vào sổ đóng, kiểm tra Kỳ đóng, Hạn nộp, Số bản ghi và Tổng tiền.
Đọc số dòng đã có trong sổ và số dòng ngoại lệ sẽ bị loại trừ.
Bấm Xác nhận lưu.

Kết quả cần thấy: các dòng vừa tạo xuất hiện trong Lịch sử thanh toán và có thể được kỳ lương tương ứng sử dụng.

5. Ghi nhận khoản đã nộp

Sau khi doanh nghiệp đã thực hiện việc nộp bảo hiểm theo quy trình bên ngoài:

Mở Bảo hiểm → Lịch sử thanh toán.
Lọc theo kỳ, nhân viên, nhóm hoặc chính sách nếu cần.
Tìm dòng đang Chờ thanh toán hoặc Quá hạn.
Bấm biểu tượng Đánh dấu thanh toán bảo hiểm.
Kiểm tra kỳ và tổng tiền trong hộp xác nhận.
Bấm Đánh dấu đã thanh toán.

Kết quả cần thấy: dòng chuyển sang Đã thanh toán và hiển thị ngày đã nộp. Không dùng thao tác này để che một khoản đang chờ xử lý thực tế.

6. Đối soát theo tháng

Mở Bảo hiểm → Đối soát, chọn đúng tháng. Dải tổng hợp hiển thị:

Đã trừ qua lương − Đã nộp CQ BHXH = Đang giữ hộ

Số chênh lệch có thể dương hoặc âm. Dùng các nhóm để tìm nguyên nhân:

Lệch: số khấu trừ và số đã nộp không khớp;
Thiếu sổ đóng: có dữ liệu lương nhưng chưa có bản ghi bảo hiểm tương ứng;
Thiếu lương: có bản ghi bảo hiểm nhưng thiếu dữ liệu lương để đối chiếu;
Khớp: hai phía đã khớp;
Đã nộp: khoản bảo hiểm đã được ghi nhận thanh toán.

Mở liên kết tới kỳ lương hoặc lịch sử thanh toán ngay trên dòng để kiểm tra nguồn. Sửa đúng nguồn, tải lại đối soát và chỉ kết thúc khi mọi dòng lệch đã có nguyên nhân hoặc hành động xử lý rõ ràng.

Phần B — Chuẩn bị báo cáo pháp định

Những loại báo cáo đang tạo được

Trong hộp Tạo báo cáo pháp định, giao diện hiện cho phép tạo:

05/QTT-TNCN theo năm;
01/PLI theo năm.

1. Tạo báo cáo

Mở Lương → Báo cáo pháp định và bấm Tạo báo cáo.

Chọn Loại báo cáo.
Chọn Năm kỳ báo cáo.
Với 05/QTT-TNCN, mở Thông tin người nộp thuế (tùy chọn) nếu cần thay cho thông tin mặc định của công ty.
Đọc thông báo về mức độ sẵn sàng của loại báo cáo.
Bấm Tạo báo cáo.
Chờ hệ thống tổng hợp và bấm Mở báo cáo.

Nếu kỳ đã có báo cáo, hộp thoại cho biết hai lựa chọn:

Tạo lại khi cần dựng một bản mới từ dữ liệu mới nhất; bản cũ chuyển sang Đã hủy, được giữ để đối chiếu nhưng không còn là bản đang hoạt động.
Lập bản điều chỉnh khi báo cáo đã nộp cần một bản nối tiếp và phải giữ liên kết với tờ khai gốc.

Không chọn Tạo lại chỉ vì chưa tìm thấy báo cáo trong bộ lọc; kiểm tra năm, trạng thái và chuỗi điều chỉnh trước.

2. Rà cảnh báo và nội dung tệp

Mở chi tiết báo cáo và kiểm tra:

loại báo cáo và kỳ;
nhãn Cần rà soát cùng toàn bộ cảnh báo;
thông tin người nộp hoặc doanh nghiệp;
số lượng và danh tính người lao động;
số liệu lương, thuế hoặc lao động có liên quan;
các tệp đang có trong Tệp riêng lẻ.

Cảnh báo đỏ chặn thao tác nộp trên Rifena và phải được xử lý tại dữ liệu nguồn. Cảnh báo thông tin vẫn cần đọc; Không có cảnh báo không đồng nghĩa hồ sơ đã được cơ quan xác nhận.

Giao diện hiện cũng cảnh báo 05/QTT-TNCN và 01/PLI có thể chỉ điền một phần dữ liệu. Vì vậy người phụ trách phải mở tệp, đối chiếu toàn bộ trường bắt buộc và bổ sung theo quy trình pháp định của doanh nghiệp trước khi nộp.

3. Tải hồ sơ và nộp ngoài Rifena

Bấm Tải hồ sơ hoặc tải từng tệp đang hiển thị.
Mở tệp vừa tải và kiểm tra lần cuối.
Dùng phần mềm, chữ ký số và cổng tiếp nhận mà doanh nghiệp đã xác minh cho loại hồ sơ và kỳ đó.
Lưu biên nhận hoặc mã hồ sơ do cổng trả về.
Quay lại chi tiết báo cáo và bấm Đánh dấu đã nộp.
Nhập Mã hồ sơ (Cổng DVC) rồi bấm Xác nhận đã nộp.

Trạng thái Đã nộp chỉ cho biết Rifena đã lưu việc người dùng báo cáo hồ sơ được tải lên cổng. Nó không đồng nghĩa Đã tiếp nhận. Theo dõi phản hồi bên ngoài và đối chiếu trạng thái tiếp theo đang hiển thị trên Rifena.

4. Ghi nhận kết quả từ cổng

Khi báo cáo đang Đã nộp, tiếp tục theo dõi đúng hồ sơ trên cổng bên ngoài. Sau khi đã đối chiếu mã hồ sơ và kết quả:

Nếu cổng xác nhận tiếp nhận, bấm Cổng đã tiếp nhận.
Đọc hộp Ghi nhận cổng đã tiếp nhận? rồi bấm Xác nhận đã tiếp nhận.
Nếu cổng trả về từ chối, bấm Cổng từ chối.
Đọc hộp Ghi nhận cổng từ chối? rồi bấm Xác nhận bị từ chối.

Hai hành động chỉ xuất hiện ở trạng thái Đã nộp. Rifena ghi lại kết quả mà người dùng đã kiểm tra; hệ thống không tự gọi cổng. Vì đây là dấu vết quyết định, không thể đổi trực tiếp Đã tiếp nhận sang Bị từ chối hoặc ngược lại.

Kết quả cần thấy: báo cáo chuyển sang Đã tiếp nhận hoặc Bị từ chối đúng với cổng, còn mã hồ sơ và chuỗi phiên bản vẫn được giữ.

5. Lập bản điều chỉnh hoặc huỷ tờ khai

Dùng Tạo bản điều chỉnh cho báo cáo Đã nộp, Đã tiếp nhận hoặc Bị từ chối khi cần một bản nối tiếp. Loại báo cáo và kỳ được khoá theo bản gốc. Sau khi tạo thành công, bản gốc chuyển sang Đã thay thế và bản mới nằm trong cùng chuỗi điều chỉnh.
Dùng Hủy tờ khai khi bản hiện tại không còn được sử dụng. Hành động có thể xuất hiện ở mọi trạng thái trừ Đã hủy và Đã thay thế. Bản ghi và tệp vẫn được giữ để kiểm toán, nhưng tờ khai không còn hoạt động.

Không dùng Hủy tờ khai để sửa một kết quả cổng đã ghi sai. Hãy giữ biên nhận, dừng thao tác tiếp theo và nhờ người quản trị hoặc bộ phận hỗ trợ xử lý theo dấu vết đã lưu.

Ký số với bản D02-TS lịch sử

Nếu một hồ sơ D02-TS cũ đủ điều kiện và còn hiển thị nút Ký số, thao tác diễn ra theo đường ngoại tuyến:

Bấm Tải XML chưa ký.
Ký tệp bằng phần mềm CA và USB-token của đơn vị.
Quay lại Rifena, bấm Chọn file đã ký.
Chọn đúng XML của cùng báo cáo và cùng kỳ.
Bấm Kiểm tra và ký.

Rifena chỉ kiểm tra và đính kèm tệp đã ký; mã PIN không được nhập vào Rifena. Nút ký số không thay thế cảnh báo về việc D02 hiện chưa có luồng tạo hồ sơ chính thức đã được kiểm chứng.

Đọc trạng thái báo cáo

Trạng thái	Ý nghĩa thực tế
Bản nháp	Bản ghi đã tạo nhưng hồ sơ chưa sẵn sàng để tải
Đã tạo	Đã có tệp để rà soát hoặc tải xuống
Đã ký số	Tệp XML đủ điều kiện đã được tải lên và kiểm tra chữ ký
Đã nộp	Người dùng đã ghi nhận việc nộp và lưu mã hồ sơ
Đã tiếp nhận	Người dùng đã đối chiếu cổng và ghi nhận kết quả tiếp nhận; không thể đổi trực tiếp sang từ chối
Bị từ chối	Người dùng đã đối chiếu cổng và ghi nhận kết quả từ chối; đọc lý do rồi lập bản điều chỉnh khi cần
Đã hủy	Báo cáo không còn hoạt động nhưng bản ghi và tệp vẫn được giữ
Đã thay thế	Bản điều chỉnh hoặc bản tạo lại mới hơn đang tiếp tục chuỗi báo cáo

Khi kết quả chưa đúng

Bản xem trước bảo hiểm có dòng Thiếu lương HĐ: sửa mức lương hợp đồng và tạo lại bản xem trước.
Không chọn được một dòng bảo hiểm: dòng đó có thể đã ghi sổ, đã nộp, có tổng bằng 0 hoặc đang là ngoại lệ cần xử lý.
Đối soát vẫn có Đang giữ hộ sau khi đã nộp: kiểm tra đúng dòng trong Lịch sử thanh toán đã được đánh dấu Đã thanh toán hay chưa.
Không thấy D02 trong hộp tạo báo cáo: đây là giới hạn hiện tại, không phải lỗi bộ lọc.
Báo cáo có cảnh báo dữ liệu: sửa hồ sơ nhân viên, thông tin công ty hoặc dữ liệu lương được nêu, sau đó tạo lại hoặc điều chỉnh theo trạng thái hiện tại.
Đã nộp ngoài cổng nhưng Rifena vẫn ở Đã tạo: mở chi tiết, bấm Đánh dấu đã nộp và nhập đúng mã hồ sơ.
Cổng đã trả kết quả nhưng Rifena vẫn ở Đã nộp: mở đúng phiên bản rồi dùng Cổng đã tiếp nhận hoặc Cổng từ chối. Nếu hành động không xuất hiện, kiểm tra trạng thái và quyền trước khi chuyển cho bộ phận hỗ trợ.
Đã ghi nhầm kết quả cổng: không cố đảo trạng thái hoặc tạo bản đối nghịch. Giữ biên nhận và chuyển cho người quản trị hoặc bộ phận hỗ trợ.

Hoàn tất công việc khi

Bản xem trước dùng đúng kỳ, chính sách và hạn nộp
Mọi dòng ngoại lệ đã được xử lý hoặc loại trừ có căn cứ
Các dòng hợp lệ đã xuất hiện trong Lịch sử thanh toán
Khoản thực sự đã nộp được ghi nhận Đã thanh toán
Đối soát không còn chênh lệch chưa giải thích
Báo cáo pháp định đã được rà toàn bộ nội dung và cảnh báo
Mã hồ sơ bên ngoài được lưu đúng vào báo cáo đã nộp
Kết quả Đã tiếp nhận hoặc Bị từ chối khớp với cổng bên ngoài
Biên nhận, chuỗi điều chỉnh và bản đã huỷ được giữ theo quy trình doanh nghiệp