Kỳ lương và vòng đời chấm công
Một kỳ chỉ được chốt sau ngày kết thúc và khi các dữ liệu công, nghỉ, tăng ca, công ngày lễ còn chờ đã được xử lý.
Tạo kỳ
Có thể tạo thủ công hoặc tạo tiếp nhiều kỳ dựa trên kỳ mới nhất.
- Loại kỳ: tuần, hai tuần, tháng hoặc tuỳ chỉnh.
- Khi tạo tiếp, chọn số lượng đang được màn hình hỗ trợ như 1, 2, 3, 6 hoặc 12.
- Khoảng ngày của các kỳ không được chồng lấn.
- Kiểm tra tên, ngày bắt đầu/kết thúc và loại kỳ trước khi xác nhận.
Kỳ mới bắt đầu ở trạng thái Đang nhập công. Bạn có thể lọc theo năm, ngày, loại, trạng thái hoặc tìm theo tên.
Trạng thái và hành động
- Đang nhập công
- Dữ liệu thời gian còn có thể được xử lý theo quyền. Hành động chính là Chốt công.
- Đã chốt công
- Dữ liệu chấm công bị khoá. Hành động Mở lại chấm công chỉ khả dụng khi không có kết quả lương đã hoàn tất chặn việc mở.
- Đã vô hiệu hoá
- Kỳ không còn dùng cho vận hành mới nhưng lịch sử được giữ.
- Sửa
- Tên có thể sửa khi định nghĩa kỳ đang khoá; muốn đổi loại hoặc khoảng ngày, kỳ phải ở trạng thái cho phép.
- Xoá
- Kỳ đã chốt phải được mở lại trước; hệ thống vẫn có thể chặn khi kỳ đang được dữ liệu khác tham chiếu.
Chốt công
- Chờ kỳ đi qua ngày kết thúc.
- Tại Vận hành → Chấm công, rà Bảng công, Tăng ca, Công ngày lễ và các yêu cầu nghỉ liên quan.
- Quay lại Kỳ lương, chọn đúng kỳ và mở phần kiểm tra sẵn sàng.
- Xử lý hết các mục chặn mà hộp thoại nêu.
- Chọn Chốt công và đọc ảnh hưởng trước khi xác nhận.
- Kiểm tra trạng thái chuyển sang Đã chốt công.
Các nhóm thường chặn việc chốt gồm:
- bảng công còn mở hoặc thiếu dữ liệu cần xử lý;
- yêu cầu nghỉ đang chờ;
- yêu cầu tăng ca đang chờ;
- công ngày lễ đang chờ quyết định.
Vi phạm tuân thủ còn chờ không tự động chặn chốt công; chúng vẫn nằm trong sổ theo dõi Tuân thủ và không được tự động khấu trừ lương.
Mở lại chấm công
Chỉ mở lại khi đã xác định lỗi nguồn, người bị ảnh hưởng và cách tạo lại kết quả lương.
- Mở kỳ Đã chốt công.
- Chọn Mở lại chấm công.
- Đọc danh sách kỳ lương bị ảnh hưởng.
- Nếu chỉ có kết quả còn chỉnh sửa được, xác nhận mở lại và xử lý dữ liệu nguồn.
- Chốt lại công, rồi tạo/tính lại kỳ lương bị ảnh hưởng.
Hệ thống phải chặn mở lại khi đã có kỳ lương ở trạng thái được duyệt hoặc đã thanh toán không thể huỷ hiệu lực an toàn. Khi đó, dừng và dùng quy trình điều chỉnh được doanh nghiệp phê duyệt; không sửa lịch sử.
Khi hành động không xuất hiện
- Không thấy Chốt công: kỳ không ở trạng thái mở, chưa qua ngày kết thúc hoặc tài khoản thiếu quyền.
- Không thấy Mở lại chấm công: kỳ chưa chốt, có kết quả lương hoàn tất chặn hoặc tài khoản thiếu quyền.
- Không xoá được: kỳ còn chốt hoặc đang được bản ghi khác sử dụng.
- Không đổi được ngày/loại: định nghĩa kỳ đang khoá; mở lại trước nếu quy trình và dữ liệu liên quan cho phép.