Quản trị theo phòng ban

Quy trình này giúp HR duy trì cơ cấu tổ chức mà không làm thay đổi dữ liệu đang dùng trước khi bản chỉnh sửa được kiểm tra. Kết quả cần đạt là cây tổ chức đã được xuất bản đúng, mỗi nhóm có danh sách thành viên và người quản lý phù hợp, còn quyền truy cập được cấp theo đúng phạm vi nghiệp vụ.

Người thực hiện chính: HR hoặc quản trị viên phụ trách cơ cấu tổ chức.

Người phối hợp: quản lý nhóm và người phụ trách phân quyền.

Phân biệt bốn loại thay đổi

• Chỉnh cây tổ chức làm thay đổi tên, loại hoặc vị trí của một nhóm trong cây.
• Chỉnh Danh sách nhân viên làm thay đổi thành viên dùng trong phân hệ nhóm.
• Đổi phòng ban chính của một nhân viên phải đi qua sự kiện Điều chuyển.
• Cấp quyền truy cập là một thao tác riêng, không tự phát sinh chỉ vì đã thêm người vào nhóm.

Trình tự nên dùng

Giai đoạn	Nơi thao tác	Kết quả cần thấy
Chỉnh cấu trúc	Tổ chức → Sơ đồ tổ chức	Thay đổi nằm trong bản nháp
Rà soát	Dạng sơ đồ hoặc Dạng cây	Đúng nhóm cha, tên, loại và các nhánh con
Xuất bản	Thanh công cụ chỉnh sửa	Trạng thái trở lại Đã đồng bộ
Cập nhật con người	Khung chi tiết nhóm → Nhân sự	Danh sách thành viên và quản lý đúng
Bàn giao quyền	Cấp vai trò cho nhóm hoặc phần phân quyền	Vai trò có đúng đối tượng và phạm vi

1. Chọn cách xem phù hợp

Mở Tổ chức → Sơ đồ tổ chức.

• Chọn Dạng sơ đồ khi cần nhìn quan hệ giữa các nhánh hoặc thao tác trực tiếp trên sơ đồ.
• Chọn Dạng cây khi cần rà tên, cấp và nhóm cha theo một danh sách gọn hơn.

Hai chế độ dùng chung một bản nháp. Bạn có thể chỉnh ở một chế độ, chuyển sang chế độ còn lại để kiểm tra rồi mới xuất bản.

2. Chỉnh cơ cấu trong bản nháp

1. Bấm Sửa trên sơ đồ.
2. Chọn nhóm cần xử lý, sau đó mở menu thao tác của nhóm.
3. Chọn thao tác phù hợp:
   • Thêm nhóm con để tạo một đơn vị dưới nhóm đang chọn;
   • Đổi tên để sửa thông tin nhóm;
   • kéo nhóm sang vị trí phù hợp khi cần đổi nhóm cha;
   • Ngừng sử dụng đơn vị khi đơn vị không còn hoạt động.
4. Trong hộp chỉnh sửa, kiểm tra Nhóm cha, Tên, Loại tổ chức và mô tả.
5. Bấm Tạo hoặc Lưu để đưa thay đổi vào bản nháp.

Thanh công cụ hiển thị Có thay đổi chưa lưu khi bản nháp khác với cơ cấu đã đồng bộ. Dùng Hoàn tác hoặc Làm lại nếu vừa thực hiện sai thao tác.

Ngừng sử dụng áp dụng cho cả nhánh

Khi chọn Ngừng sử dụng đơn vị, nhóm đó và toàn bộ nhóm con sẽ chuyển sang ngừng hoạt động lúc xuất bản. Lịch sử và cấu hình liên quan vẫn được giữ lại.

Trước khi làm tiếp, hãy chuyển hoặc gỡ toàn bộ nhân sự khỏi nhánh này. Rifena sẽ không cho áp dụng việc ngừng sử dụng khi nhánh vẫn còn thành viên đang hoạt động.

3. Lưu để làm tiếp hoặc huỷ bản nháp

• Bấm Lưu nháp khi cần dừng giữa chừng. Bản nháp được lưu trong trình duyệt trên thiết bị đang dùng; thao tác này chưa thay đổi cơ cấu mà người khác đang thấy.
• Bấm Huỷ nháp khi muốn trở lại trạng thái đã đồng bộ gần nhất. Đọc số thay đổi trong hộp Hủy thay đổi nháp, rồi chỉ xác nhận khi chắc chắn không cần giữ chúng.

Nếu chuyển sang trình duyệt hoặc thiết bị khác, đừng mặc định bản nháp sẽ có ở đó. Hãy hoàn tất trên thiết bị hiện tại hoặc xuất bản trước khi chuyển nơi làm việc.

4. Rà soát và xuất bản cơ cấu

Trước khi xuất bản:

1. Chuyển qua cả Dạng sơ đồ và Dạng cây.
2. Kiểm tra nhóm vừa tạo hoặc sửa có đúng nhóm cha không.
3. Mở các nhánh liên quan để chắc chắn không tạo vòng lặp hoặc đặt nhầm cấp.
4. Đọc phần Kế hoạch trên thanh công cụ để biết có bao nhiêu nhóm được tạo, cập nhật hoặc ngừng sử dụng.
5. Bấm Tạo từ nháp.
6. Chờ thao tác hoàn tất, tải lại nhóm vừa thay đổi và xác nhận trạng thái Đã đồng bộ.

Nếu xuất bản thất bại, bản nháp vẫn là nơi đối chiếu. Đọc thông báo, sửa đúng nhóm được nêu rồi xuất bản lại; không dựng một bản nháp thứ hai trong cửa sổ khác.

5. Cập nhật thành viên và quản lý của nhóm

Sau khi cơ cấu đúng, chọn một nhóm trên sơ đồ để mở khung chi tiết.

1. Bấm Nhân sự.
2. Trong hộp Danh sách nhân viên - …, bấm Sửa.
3. Tại Danh sách nhân viên, tìm và chọn những người thực sự thuộc phạm vi quản lý của nhóm; gỡ những người không còn thuộc nhóm.
4. Tại Quản lý của nhóm này, chọn một người trong chính danh sách thành viên vừa chọn.
5. Bấm Cập nhật nhân sự.
6. Mở lại danh sách và kiểm tra tên quản lý xuất hiện với nhãn Quản lý ….

Rifena chỉ cho chọn quản lý từ thành viên của nhóm. Nếu danh sách quản lý trống, hãy thêm người đó vào Danh sách nhân viên trước.

Thành viên nhóm không thay phòng ban chính

Thao tác trên chỉ cập nhật quan hệ thành viên trong phân hệ tổ chức. Nếu hồ sơ nhân viên vẫn hiển thị phòng ban chính cũ, đó là kết quả đúng. Hãy dùng sự kiện Điều chuyển nhân sự để thay phòng ban chính và lưu ngày hiệu lực.

6. Cấp vai trò theo đúng phạm vi

Chọn nhóm và bấm Cấp vai trò cho nhóm khi cần mở hộp cấp vai trò với phạm vi đã cố định vào nhóm này. Trước khi xác nhận:

1. Kiểm tra đúng nhóm đang được chọn.
2. Chọn vai trò có các quyền thực sự cần cho công việc.
3. Đọc phạm vi nhóm và việc có bao gồm nhóm con hay không.
4. Lưu cấp quyền.
5. Đăng nhập bằng một tài khoản đại diện hoặc nhờ quản lý xác nhận họ chỉ thấy dữ liệu trong phạm vi được giao.

Việc chỉ định Quản lý của nhóm này không tự thay thế bước cấp vai trò. Tương tự, một vai trò đã được cấp không tự biến người nhận thành quản lý của nhóm. Xem hướng dẫn đầy đủ tại Thiết lập phê duyệt và phân quyền.

7. Dùng nhóm làm điểm vào công việc hằng ngày

Trong khung chi tiết nhóm, chọn đúng hành động cần làm:

Hành động	Dùng khi
Nhân sự	Xem hoặc cập nhật thành viên và quản lý nhóm
Thêm nhân sự	Tạo hồ sơ mới với nhóm đã được chọn làm ngữ cảnh
Ca/chấm công	Mở dữ liệu thời gian của nhóm
Kỳ lương nhân viên	Mở các kỳ lương theo phạm vi nhân viên của nhóm
Bảo hiểm	Xem dữ liệu bảo hiểm liên quan
Tuân thủ nhân viên	Rà các vấn đề tuân thủ trong nhóm
Bộ tính lương	Mở cấu hình tính lương theo ngữ cảnh nhóm
Cấp vai trò cho nhóm	Cấp một vai trò trong phạm vi nhóm

Mỗi lần chuyển sang phân hệ khác, kiểm tra bộ lọc nhóm đang hiển thị trước khi thao tác hàng loạt.

Khi kết quả không đúng mong đợi

• Không thấy nút chỉnh sửa: kiểm tra quyền quản lý cơ cấu của tài khoản hiện tại.
• Không thể ngừng sử dụng nhóm: mở cả nhánh và gỡ hoặc điều chuyển toàn bộ nhân sự đang hoạt động trước.
• Không chọn được quản lý: thêm người đó vào danh sách thành viên của nhóm.
• Phòng ban chính không đổi sau khi cập nhật thành viên: tạo sự kiện Điều chuyển, không lặp lại thao tác thêm thành viên.
• Quản lý thấy thiếu hoặc thừa dữ liệu: kiểm tra cấp vai trò, phạm vi nhóm và lựa chọn nhóm con; không sửa cây chỉ để chữa một lỗi phân quyền.

Hoàn tất quy trình khi

• Cây tổ chức hiển thị đúng ở cả hai chế độ
• Thanh công cụ hiển thị Đã đồng bộ
• Mỗi nhóm liên quan có đúng thành viên và người quản lý
• Mọi thay đổi phòng ban chính đã đi qua sự kiện Điều chuyển
• Vai trò và phạm vi đã được kiểm tra bằng tài khoản đại diện
• Người quản lý mở được đúng phân hệ cần dùng và không thấy dữ liệu ngoài phạm vi

Xem tiếp

• Thiết lập cơ cấu tổ chức
• Thăng tiến và điều chuyển nhân sự
• Thiết lập phê duyệt và phân quyền
• An toàn truy cập và danh tính
• Dành cho quản lý
• Hỗ trợ khi hồ sơ hoặc cơ cấu chưa đúng