Dành cho HR

HR giữ cho dữ liệu con người, tổ chức và thời gian luôn đủ tin cậy để các quy trình phía sau chạy đúng. Trang này là danh sách điều hành theo nhịp công việc; các thao tác nhiều bước được dẫn về quy trình chuẩn tương ứng.

Mỗi ngày: giữ sạch hàng đợi vận hành

Mở Thông báo và Phê duyệt để phát hiện việc bị treo ở bước HR.
Mở Nhân viên để xử lý hồ sơ mới, thông tin còn thiếu và thay đổi đã có hiệu lực.
Mở Chấm công để rà bản ghi thiếu, sai ca hoặc yêu cầu điều chỉnh cần xử lý.
Kiểm tra các yêu cầu nghỉ phép và tăng ca sắp ảnh hưởng đến lịch hoặc kỳ công.
Sau mỗi thay đổi, xác nhận trạng thái, ngày hiệu lực và phạm vi nhân viên được áp dụng.

Không tạo lại hồ sơ hoặc yêu cầu chỉ vì màn hình phản hồi chậm. Tìm bản ghi hiện có theo email, mã nhân viên, kỳ và thời điểm trước khi thử lại.

Khi tiếp nhận người mới

Dùng quy trình tiếp nhận nhân viên mới để đi từ hồ sơ ban đầu đến phân công tổ chức, tài khoản, chính sách và ngày bắt đầu. Với mỗi người mới, HR cần xác nhận:

hồ sơ thuộc đúng doanh nghiệp và không trùng người đã có;
ngày bắt đầu, trạng thái làm việc và đơn vị chính xác;
chức danh, quản lý và nhóm có hiệu lực đúng ngày;
quyền truy cập chỉ được cấp ở mức cần thiết;
người mới có thể đăng nhập và nhìn thấy đúng màn hình tự phục vụ.

Hàng tuần: rà vòng đời và cơ cấu tổ chức

Mở Vòng đời để theo dõi thử việc, thay đổi nghề nghiệp, nghỉ việc và các sự kiện sắp đến ngày hiệu lực.
Mở Tổ chức để kiểm tra nhóm, đơn vị, chức danh và quan hệ quản lý còn đúng với thực tế.
Kiểm tra các bản nháp hoặc thay đổi chưa được phát hành; chỉ coi cơ cấu đã áp dụng khi giao diện thể hiện phiên bản đang có hiệu lực.
Rà các quyền mới cấp hoặc quyền còn sót sau khi nhân viên đổi vai trò.

Các quy trình chuẩn:

Cuối kỳ: chuẩn bị và chốt dữ liệu thời gian

Làm theo Vận hành chấm công hằng tháng. Trước khi bàn giao cho cán bộ lương, tối thiểu phải kiểm tra:

kỳ và phạm vi nhân viên;
bản ghi thiếu giờ vào hoặc ra;
ca không khớp, nghỉ phép và tăng ca chưa xử lý;
các điều chỉnh thủ công có lý do và người thực hiện;
trạng thái kỳ cho thấy dữ liệu đã được chốt.

Sau khi chốt, không chỉnh ngược dữ liệu một cách âm thầm. Nếu phải mở lại hoặc sửa ngoại lệ, ghi rõ nguyên nhân và thông báo cho người đang chạy lương.

Khi thay đổi chính sách hoặc luồng duyệt

Xác định đối tượng, ngày hiệu lực và quy trình bị ảnh hưởng.
Chỉnh đúng khu vực thiết lập: chính sách thời gian, nền tảng lương, phê duyệt hoặc quyền truy cập.
Kiểm tra xung đột và bản xem trước nếu màn hình cung cấp.
Lưu hoặc phát hành theo hành động hiển thị.
Xác minh bằng một người dùng đại diện; đừng chỉ kiểm tra bằng tài khoản HR có nhiều quyền.

Tham khảo:

Bàn giao cho cán bộ lương

HR chịu trách nhiệm về chất lượng dữ liệu đầu vào; cán bộ lương chịu trách nhiệm về kỳ tính, kiểm tra kết quả và thanh toán. Khi bàn giao, nêu rõ kỳ đã chốt, ngoại lệ còn mở, thay đổi có hiệu lực trong kỳ và người có thể giải đáp từng nhóm dữ liệu. Tiếp tục theo Chu trình lương hằng tháng.

Kiểm tra cuối ngày hoặc cuối kỳ

Không còn yêu cầu quan trọng bị bỏ quên ở bước HR.
Thay đổi có đúng ngày hiệu lực và đúng phạm vi.
Dữ liệu nhạy cảm không được gửi qua kênh công khai.
Mọi ngoại lệ có người phụ trách và bước tiếp theo rõ ràng.

Nếu trạng thái hoặc phạm vi dữ liệu không như mong đợi, dừng thay đổi tiếp và mở Khắc phục sự cố.