Nền tảng lương
Kết thúc bước này, doanh nghiệp có một chu kỳ lương, một mẫu lương đã xuất bản và đủ cấu hình để tạo kỳ lương thử sau khi chốt công.
Trước khi bắt đầu
Người thực hiện: người phụ trách lương; một người khác rà soát kết quả.
Cần có cơ cấu, nhân viên thử, lịch làm việc, loại nghỉ, quy tắc tăng ca theo luật lao động và người duyệt lương. Chuẩn bị chu kỳ trả lương, các khoản thu nhập/khấu trừ và thông tin ngân hàng nếu doanh nghiệp sẽ xuất tệp chuyển lương.
Tạo chu kỳ lương
Đường dẫn: Hệ thống → Cài đặt → Kỳ lương.
- Chọn Tạo chu kỳ.
- Nhập Tên chu kỳ, chọn Loại chu kỳ, Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc.
- Chọn Lưu chu kỳ.
- Kiểm tra chu kỳ xuất hiện với trạng thái Đang nhập công.
- Nếu cần các chu kỳ kế tiếp, chọn Tạo tự động, rà soát danh sách dự kiến rồi mới xác nhận.
Khoảng ngày của chu kỳ quyết định dữ liệu chấm công được bàn giao sang lương. Không tạo các chu kỳ chồng lấn chỉ để thử.
Rà soát chính sách lương
Đường dẫn: Lương → Chính sách.
Chỉ cấu hình những phần doanh nghiệp dùng:
- biểu thuế và các loại miễn giảm;
- danh mục khấu trừ và khoản áp dụng cho nhân viên;
- loại nghỉ và số dư liên quan đến lương;
- phí phục vụ nếu doanh nghiệp có vận hành khoản này.
Với dữ liệu theo năm, kiểm tra năm hiệu lực trước khi lưu. Với khoản áp dụng cho một nhân viên, kiểm tra tên người, khoảng ngày và trạng thái sau khi lưu.
Tạo và thử mẫu lương
Đường dẫn: Lương → Trình dựng bảng lương.
- Chọn Tạo mẫu mới.
- Đặt tên, chọn phạm vi nhân viên và loại hợp đồng phù hợp.
- Thêm các thành phần thu nhập, khấu trừ, thuế và đóng góp doanh nghiệp.
- Mở từng thành phần để chọn cách tính, giá trị, điều kiện và thuộc tính liên quan.
- Chọn Lưu nháp.
- Tại phần xem thử lương, chọn một nhân viên đại diện và một chu kỳ phù hợp.
- Đối chiếu từng thành phần, tổng thu nhập, tổng khấu trừ và thực nhận với kết quả đã được người phụ trách xác nhận.
- Sửa bản nháp và thử lại với ít nhất một trường hợp khác biệt.
- Chọn Xuất bản, đọc toàn bộ cảnh báo rồi xác nhận.
Kết quả hợp lệ là mẫu chuyển sang trạng thái Hoạt động và phiên bản hiển thị Đã xuất bản. Thay đổi nháp sau đó không làm thay đổi phiên bản đã xuất bản cho tới khi bạn xuất bản phiên bản mới.
Chuẩn bị tài khoản và mẫu tệp ngân hàng khi dùng
Đường dẫn: Hệ thống → Cài đặt → Tài khoản & template ngân hàng.
- Tại Tài khoản nguồn, chọn Thêm tài khoản; nhập ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản và chi nhánh.
- Chỉ VCB hiện có mẫu dựng sẵn. Với ngân hàng khác, tại Template Excel ngân hàng chọn Thêm template.
- Tải tệp gốc với trang tính cần xuất nằm đầu workbook, gán đủ tên người nhận không dấu, tài khoản nhận, số tiền và nội dung chuyển khoản, rồi chọn Tạo file thử.
- Mở tệp thử, kiểm tra tiêu đề, thứ tự cột và định dạng.
- Chọn Lưu template, rồi gắn template vào tài khoản nguồn.
Không dùng dữ liệu lương thật trong tệp thử nếu chưa cần. Mẫu ngân hàng chỉ được coi là sẵn sàng sau khi người phụ trách thanh toán mở và kiểm tra được tệp.
Kết quả cần thấy
- Chu kỳ lương ở trạng thái Đang nhập công.
- Mẫu lương ở trạng thái Hoạt động với phiên bản Đã xuất bản.
- Nhân viên thử cho kết quả xem trước đã được đối chiếu.
- Nếu dùng chuyển khoản, tài khoản nguồn hiển thị đúng mẫu xuất tệp.
- Trung tâm sẵn sàng vận hành ghi nhận nền tảng lương sau Kiểm tra lại.
Nếu mẫu không xuất bản được, xử lý từng cảnh báo ngay trên màn hình, lưu nháp và thử lại. Không tạo một mẫu khác để né lỗi của bản nháp hiện tại.
Nếu kỳ lương, phiếu lương hoặc thanh toán chưa cho kết quả mong đợi, xem Sự cố lương và thanh toán.